Det er mange grunner til at leietakere bytter lokaler. For noen handler det om vekst – man har rett og slett vokst seg ut av nåværende lokale, og trenger større plass. Andre har behov for mer moderne eller representative omgivelser, enten for å tiltrekke kunder, gi de ansatte bedre fasiliteter eller forbedre miljøprofilen. I krevende tider kan billigere lokaler, reduserte arealer eller alternativ beliggenhet være utslagsgivende. Uansett årsak står én ting fast: Selve flytteprosessen kan by på utfordringer, ikke minst fordi den involverer flere kontraktsforhold og ofte stramme tidslinjer.
Denne artikkelen ser nærmere på tre særlig viktige juridiske forhold leietaker bør passe på i en flytteprosess: 1) bestemmelsene om når leietaker kan flytte ut av eksisterende lokaler, 2) mulighetene for transport eller fremleie av eksisterende avtale dersom leietaker skulle ha behov for å flytte før utløp av eksisterende leieavtale, 3) koordinering av tidspunkt for ut- og innflytting samt å ta stilling til risikoen leietaker løper ved eventuell forsinket overtakelse av nye lokaler.
- Gjør deg kjent med bestemmelsene om utløp i eksisterende leieavtale
Det er viktig å ha kontroll på tidsrammene i eksisterende leieavtale. De fleste leieavtaler i næringsforhold er såkalte tidsbestemteleieavtaler, hvor avtalen utløper uten særskilt oppsigelse på en fastsatt dato og (normalt) ikke kan sies opp i avtaleperioden. Er det lenge til avtalen utløper, kan dette innebære at man må sette flytteplanene på vent (med mindre man har anledning til og ønsker å transportere leieavtalen eller fremleie leieobjektet, jf. punkt 2 under).
Tidsubestemte leieavtaler er leieavtaler uten et fastsatt opphørstidspunkt, som først utløper etter oppsigelse fra en av partene. Har man en tidsubestemt leieavtale, er det viktig å gjøre seg kjent med oppsigelsesmekanismen – herunder frister og formkrav – for å sikre at man gir gyldig oppsigelsesvarsel. Etter husleielovens regler er oppsigelsestiden tre måneder, men denne bestemmelsen viker i næringsleieforhold dersom man har avtalt en annen oppsigelsestid.
I praksis ser vi noen ganger en mellomvariant av tidsbestemte og tidsubestemte avtaler, f.eks. at en langvarig tidsbestemt avtale førtidig kan sies opp av leietakeren på visse tidspunkter i leieforholdet, eller at en tidsbestemt avtale «fornyes automatisk» om den ikke sies opp innen utløp. Poenget i denne artikkelen er å understreke at det første en leietaker som ønsker å relokalisere sin virksomhet bør gjøre, er å undersøke utløpsbestemmelsene i sin eksisterende leiekontrakt.
https://ne.no/2022/12/06/nar-leietaker-vil-ut-av-leieforholdet-hvilke-regler-gjelder/
- Mulig å komme seg ut før utløp? – Transport og fremleie
Dersom det er et ønske å flytte før utløpet av en tidsbestemt leieperiode, eller man har en tidsubestemt leieavtale med lang oppsigelsestid, anbefales det å sjekke hvorvidt leiekontrakten åpner for transport eller fremleie. Dette er ulike alternativer for å «komme seg ut» av leieforholdet før utløp.
Hva gjelder transport, dvs. overføring av leieavtalen til en ny leietaker, innebærer dette et debitorskifte for leiebetalingen. Utleieren har en vesentlig interesse i at betalingsevnen hos leietaker ikke forringes, noe som potensielt kan tenkes å skje dersom leiekontrakten transporteres til ny leietaker. Både husleieloven og meglerstandarden har derfor som utgangspunkt at transport ikke kan finne sted uten utleierens samtykke som kan holdes tilbake på fritt grunnlag. Dette samsvarer også med det gennerelle utgangspunktet ved overdragelse av debitorposisjoner i sin alminnelighet.
Fremleie innebærer en videreleie av lokalene til en tredjepart, men slik at leietakeren i hovedleieforholdet forblir ansvarlig overfor utleier. I motsetning til transport utgjør derfor ikke fremleie et debitorskifte, og er slik sett mindre inngripende overfor utleier. Ofte har likevel utleieren en legitim interesse i hvem som benytter eiendommen, og fremleie er derfor også normalt betinget av utleierens samtykke. Som hovedregel kan likevel utleieren bare holde tilbake samtykke på saklig grunnlag. Typiske saklige grunner kan være at fremleien innebærer økte konsekvenser for utleiers merverdiavgiftsposisjon, eller at fremleietakers virksomhet strider mot det avtalte formålet i (hoved)leieavtalen.
https://ne.no/2023/10/09/transport-av-leieavtaler/
https://ne.no/2020/08/24/kan-utleier-nekte-fremleie/
https://ne.no/2021/02/09/bor-du-som-leietaker-fremleie-eller-overdra-leiekontrakten/
- Koordinér tidspunktet for ut- og innflytting, og ta stilling til risikoen for forsinket overtakelse
Det ideelle er normalt at leietaker flytter ut av gammelt lokale samtidig som innflyttingen i det nye lokalet. Dette minimerer eventuell dobbel husleie, eller perioden virksomheten står uten operative lokaler. Videre bør leietaker ta høyde for nødvendige tilpasningsarbeider i nye lokaler før full drift – kanskje må vegger rives eller IT-installasjoner på plass før leietaker kan operere som normalt. I så fall bør man kanskje vurdere en begrenset periode med dobbel husleie, slik at man ikke er tvunget til å flytte ut av eksisterende lokaler før de tilpasningsarbeidene i de nye lokalene er gjennomført.
Særlig ved innflytting i helt nye eller totalrehabiliterte lokaler, hvor utleier skal gjøre byggearbeider før overtakelse, kan det oppstå betydelig risiko for forsinkelser. Kanskje tar byggearbeidene lenger tid enn planlagt, leveransen av kritisk teknisk utstyr uteblir eller det mangler nødvendige offentlig tillatelser. Selv små forsinkelser kan skape store utfordringer for leietaker.
https://ne.no/2023/11/06/leie-av-nytt-eller-rehabilitert-bygg-lokaler-syv-viktige-forhold/
Dersom overtakelse forsinkes, vil leietaker normalt ha krav på forholdsmessig leiereduksjon for perioden man ikke kan bruke lokalene. Forsinkelse kan imidlertid lede til ulike typer tap for leietaker som aktualiserer spørsmålet om leietaker har krav på erstatning fra utleieren i tillegg til avkortning i leien. Typiske tapsposter kan være leiekostnader for erstatningslokale, merkostnader for ekstra flyttearbeider og / eller omsetnings- elller produksjonstap som følge av at man står uten lokaler en periode.
Her er det viktig å være oppmerksom på at både husleieloven og den såkalte meglerstandarden bygger på et skille mellom det vi kaller direkte og indirekte tap. Av de ovennevnte eksemplene utgjør (mer)kostnader for erstatningslokale og ekstra flyttearbeider direkte tap, mens omsetningstap utgjør indirekte indirekte tap.
Husleielovens regler innebærer at leietakeren vil kunne kreve erstatning for både direkte og indirekte tap dersom forsinkelsen skyldes utleierens uaktsomhet, men kun direkte tap dersom utleieren kun er ansvarlig for forhold som anses å ligge under utleiers kontrollsfære. Etter meglerstandarden plikter utleieren selv ikke under et uaktsomhetsansvar å erstatte indirekte tap, og vanligvis er også utleierens totale erstatningsansvar begrenset til 12 måneders leie med mindre utleieren har opptrådt grovt uaktsomt.
Risikoen leietaker løper ved å bli stående uten lokaler i en situasjon der tapet som oppstår ikke kan kreves erstattet fra utleier er noe leietaker må vurdere å avbøte på ved særreguleringer i den nye leieavtalen. I praksis ser vi gjerne at bestemmelser om dagmulktsbetaling fra utleier inntas for å sikre fremdriften. Dagmulkter gir forutsigbarhet, men vil ikke nødvendigvis være nok til å dekke hele leietakerens tap som følge av forsinkelse. Ofte vil også dagmulktbestemmelser i leieavtaler gjenspeile dagmulktsregimet i utleiers entreprisekontrakt.
https://ne.no/2020/11/16/dagmulktsregulering-i-entreprise-og-leiekontrakter/
For å være best mulig sikret, bør leietaker analysere risikoen for tap dersom forsinkelse skulle oppstå, og ta stilling til eventuelle hvilke tiltak som kan gjøres for å bøte på risikoen. Spørsmål leietaker kan stille er f.eks. (i) kan jeg unngå omsetningstap selv om jeg står uten lokaler en periode, (ii) kan jeg forlenge hos nåværende utleier ved en evt. forsinkelse, og (iii) har den nye utleieren alternative lokaler jeg evnt. kan flytte til en kortere periode? Mulighetene er mange – det viktigste er at dette vurderes grundig i forkant, og at man ved behov regulerer mekanismene spesifikt i leieavtalen.
