Det kan være praktisk for både utleier og leietaker å inngå leieavtale for næringsbygg eller lokaler som skal oppføres eller totalrehabiliteres før disse er ferdigstilt. Slike leieavtaler reiser imidlertid særlige utfordringer, sammenliknet med leieavtaler om brukte bygg/lokaler. Som eksempel er Leieobjektet kanskje bare en tegning, og kan ikke befares. Ferdigstillelse kan også ligge flere år frem i tid. Leieavtalen må da sikre leietakers behov og ønsket funksjonalitet på en god måte.

1) Standardavtalene gir et utgangspunkt

Meglerstandardene for leie av nytt/rehabilitert næringsbygg og lokaler, utgitt av Norsk Eiendom m.fl. (sist oppdatert mai 2022) gir et godt utgangspunkt for kontraktsregulering. Kontraktene bygger på bakgrunnsretten (husleieloven), men inkluderer omfattende avvik basert på bransjeprakis og med inspirasjon fra praksis og erfaringer fra byggentrepriser. Strukturen baseres på at bygg overtas i henhold til en avtalt kravspesifikasjon, som inkluderer tegninger og en leveringsbeskrivelse. I praksis foreligger det ofte både en kravspesifikasjon fra leietaker og en leveringsbeskrivelse fra utleier, som gjelder i kombinasjon. Den senere tid har det blitt inngått leiekontrakter der også kravspesifikasjonen blir til i samarbeid mellom partene, se punkt 6 nedenfor. Vi kommer nærmere tilbake til dette i en senere artikkel.

Tilpasningen av kontraktstandarden til det enkelte leieforhold forutsetter som ellers en stor grad av skreddersøm. Det er med andre ord viktig å gjøre en konkret vurdering av standardavtalenes bestemmelser, og hvorvidt disse eventuelt bør justeres.

2) Kravspesifikasjonen må være tilstrekkelig klar

Leieobjektets kravspesifikasjon/leveringsbeskrivelse er helt sentral ved leie av rehabiliterte eller nye bygg eller lokaler. Leietakers kravspesifikasjonen, evt. kombinert med utleiers leveringsbeskrivelse danner rammen for leieobjektet, og vil være styrende for hva som vil være leietakers berettigede forventning og hva utleier plikter å levere. Det beste vil være om disse dokumentene på samme tid er styrende for hva entreprenøren skal levere til utleier som byggherre. Det er derfor viktig at dokumentene er tilstrekkelig klare, og at de gir gode reguleringer av kvalitet som tar høyde for utviklingen i tid.

Les om tolkning av kravspesifikasjoner her: Hvordan tolke kravspesifikasjoner.

3) Forhandlingsrommet kan begrenses av entrepriseavtalen

Utleier vil være opptatt av at avtalen som gjøres med leietaker i størst mulig grad kan speiles i den avtalen som gjøres med entreprenøren. Hvis leietakers rett til å kreve endringer eksempelvis er videre enn den rett utleieren har til å kreve endringer overfor entreperenøren, vil utleier kunne komme i skvis ved at han må akseptere en endring fra leietaker mens han risikerer å måtte betale entreprenøren ekstra for den samme endringen. Utleier vil derfor være nøye med at det som avtales med leietaker så langt som mulig er «back to back» med forpliktelsene overfor entreprenør. Vi ser at utleier ofte forhandler parallelt med entreprenør og leietaker for å holde kontroll på dette. At det av og til oppstår avvik er likevel ikke uvanlig. Dersom utleier aksepterer et slikt avvik, kan det i så fall skje med visshet om en mulig fremtidig kostnad.

4) Muligheten for å foreta endringer underveis

I de fleste prosjekter vil det bli aktuelt å gjøre justeringer underveis i prosessen. I meglerstandardene er leietakers adgang til å gjøre endringer, utleiers forpliktelse til å gjøre endringer (herunder å avvise endringsønsker) samt endringer som kan kreves mot at leietaker dekker ekstrakostnader inntatt i et eget bilag 4. Bilaget bygger i all hovedsak på det samme systemet som enptreprisestandardene utarbeidet av Standard Norge, og er dermed tilpasset det store antallet entrepriseavtaler.

Det er viktig at partene gjennomgår endringsregimet grundig, og at partene er innforstått med de rettigheter og forpliktelser dette medfører. Utgangspunktet etter meglerstandardene er at utleier må akseptere leietakers endringsønsker innenfor gitte rammer. Endringsønsker som utleier kan avvise er bl.a. endringer av større omfang, endringer som entreprenøren har rett til å nekte å utføre iht. entrepriseavtalen, endringer som medfører tiltak i strid med offentligerettslige og/eller privatrettslige krav, og endringer som krever godkjenninger som ikke kan oppnås innen rimelig tid. De konkrete avvisningsgrunnlagene bør gjennomgås nøye, og tilpasses det konkrete prosjekt.

5) Håndteringen av endringskostnaden

Partene må ta stilling til hvordan kostnaden med endringer skal håndteres. I meglerstandardene er utgangspunktet at endringskostnader skal betales som en annuitet over leietiden. Ellers ser vi også at det avtales at endringskostnaden betales av leietaker utenom leien som en engangsbetaling. Ofte gis leietaker rett til å velge mellom de to alternativene. Velger man betaling som en annuitet, bør man ha et bevisst forhold til hvilken betydning dette for for eiendomsverdien og hvordan leienivået skal fastsettes ved en eventuell forlengelse ved leietidens utløp. Det bør f.eks. avklares hva som skal skje med leienivået når kostnaden er nedbetalt, herunder om leieprisen skal reduseres ved en eventuell forlengelse. Normalt vil man ved forlengelse på samme vilkår, men endret leie, avtale at leien settes til markedsleie. Kostnaden til tiltaket vil derved måtte anses som en integrert del av de egenskaper leieobjektet har – og som derigjennom påvirker markedsverdien.

6) Er det behov for en samspillsfase?

Der partene ønsker mer fleksibilitet – avtalen inngås kanskje på et tidlig tidspunkt hvor en rekke forhold er uavklart – kan det være nyttig å ha en samspillsfase før det mer rigide endringsregimet begrenser endringsadgangen. En slik forutgående prosjektfase er ikke regulert i standarden, og forutsetter dermed ganske stor grad av skreddersøm. En samspillsfase vil typisk inneholde elementer av samarbeid, og en fleksibilitet for leietaker til å gjøre endringer innenfor en fastsatt kostnadsramme, evt. med definerte kostnadskonsekvenser, eller uten kostandskonsekvens overhodet. Endringer med kostnadskonsekvens, og endringsønsker etter at samspillsfasen er over, vil da typisk reguleres av et endringsregime etter det nevnte bilag 4 til standarden.

7) Ansvaret for offentligrettslige krav tilknyttet eiendommen

Offentligrettslige krav ved avtaleinngåelsen er normalt utleiers ansvar. Dette er også løsningen etter meglerstandardene. Utleier må derfor forsikre seg om at alle arbeider/leveranseri kravspesifikasjonen kan leveres iht. de relevante offentligrettslige bygningstekniske krav. Normalsituasjonen er at utleier vet at man får bygge det leietaker ønsker. Det er sjeldent – og lite tilrådelig – at utleier aksepterer å påta seg risiko knyttet til offentligrettslige forhold som reguleringsformål og/eller byggetillatelse. Hvis dette gjøres, vil det regelmessig være kombinert med et forbehold. Vår klare anbefaling er at partene har kontroll på hva som utgjør de faktiske offentligrettslige rammer før leieavtalen inngås, både fra byggherre- og leietakerperspektiv. Skal man avvike fra dette må partene bevisst ta høyde for, og også sørge for å avtaleregulere, konsekvensene av eventuelle avvik.

Avsluttende tips – leietakerrådgiver bør vurderes

Vi har god erfaring med bruk av tekniske fagkyndige og meglerkompetanse i forbindelse med avtaleinngåelsen. Hvor vellykket avtalen ivaretar leietakers behov beror i stor grad på grundigheten i arbeidet som er lagt ned, og særlig på kvaliteten av kravspesifikasjonen/leveringsbeskrivelsen. En godt gjennomarbeidet dokumentasjon vil redusere behovet for endringer underveis i prosjektet, og bidra til å holde kostnadene nede. Endringsarbeider prises normalt vesentlig høyere enn om arbeidene hadde vært inkludert i den opprinnelige kravspesifikasjonen. En leietakerrådgiver vil dermed kunne være vel verdt investeringen.

Artikkelforfatterne er advokat Natasja Plur og partner Stig Bech i Advolatfirmaet Wiersholm.