Å forklare, kommunisere og skape forståelse for de nye løsningene er derfor en viktig lederoppgave. God forankring av det som skal skje forenkler overgangen fra gamle til nye vaner.
Vær tro mot konseptet
Når bedriften flytter inn i nye eller rehabiliterte lokaler, er det viktig å være tro mot de beslutningene som er tatt. Arbeidsplasskonseptet er utviklet gjennom grundig analyse og samarbeid mellom ledelse, ansatte og interiørarkitekt. Det kan selvsagt være behov for justeringer over tid, men det er viktig å holde hodet kaldt i den første fasen. De nye lokalene og arbeidsmetodene må få tid til å sette seg før forandringer vurderes. Justeringer må være resultat av en prosess – og ikke utløses av en impuls. Rom ble ikke bygget på én dag – og det blir ikke et godt arbeidsmiljø heller.
Bloggposten er skrevet av Nicole Emblem, Monn Interiørarkitekter.
I praksis betyr dette at man må motstå fristelsen til umiddelbart å agere på ønsker som dukker opp like etter innflytting. Selv små forandringer kan skape uro og bryte med tenkningen som ligger til grunn for arbeidsplasskonseptet og forankringen av dette.
Ledelsen må stå fast ved de opprinnelige visjonene sine og kommunisere tydelig at lokalene er designet med tanke på fremtidsrettede arbeidsmetoder. Disse må prøves grundig ut før de eventuelt justeres.
Unngå impulsive tiltak
Jeg sier selvsagt ikke at endringer aldri skal forekomme. Arbeidsmetoder, teknologi og organisasjoner er i konstant utvikling, og denne utviklingen kan ta en annen retning enn forutsatt under prosjektering. Men i slike tilfeller må man bygge på en ny behovsanalyse, ikke iverksette impulsive tiltak. Det er bare når konseptet får tid til å virke at man kan bedømme hva som faktisk fungerer og hva som ikke gjør det.
Vellykket omstilling krever tett dialog mellom ledelse, medarbeidere og andre involverte parter. Dette inkluderer drifts- og innkjøpsansvarlige, som må ha god forståelse av konseptet og bedriftens langsiktige mål. Uskyldige tilpasninger, som f.eks. å kjøpe inn en ekstra møbeltype eller flytte på en arbeidsstasjon, kan raskt bryte med helheten og skape visuell støy. Den «perfekte stolen» bli startskuddet for en møbelkavalkade som gjør kontoret til en interiørutstilling uten rød tråd.
Hvis det tillates at medarbeiderne ommøblerer etter eget hode, kan resultatet fort bli rotete. Litt her og litt der, og plutselig opphører kontoret å være en strategisk designet arbeidsplass. Derfor er det viktig å forklare hvorfor ting er som de er og la konseptet få virke. Husk: Et ryddig kontor gir en glad medarbeider – og en glad medarbeider er produktiv.
Alle må ha eierskap
De ansatte må få forklart bakgrunnen for planløsning og konsept. De må informeres om begrunnelsen for avgjørelser som er tatt underveis. På denne måten får de eierskap til de strategiske valgene. Da blir konseptet lettere å implementere.
