Det er heller ikke nok at lokalene er ideelle i dag dersom de ikke kan dekke behovet som melder seg i morgen. Så fort går utviklingen.
Som leietaker må du derfor gjøre hjemmeleksen din grundig før befaringen. Kravspesifikasjonen må være gjennomtenkt og fremtidsrettet, og du bør gå analytisk til verks under visningen. I motsatt fall kan du få et kostbart tilpasningsarbeid i fanget etter at beslutningen er tatt. Basert på vår egen erfaring med prosesser knyttet til valg av lokaler anbefaler vi denne sjekklisten:
1. Er lokalet fleksibelt nok?
Du må forsikre deg om at dagens løsninger kan justeres med enkle grep når behovene endrer seg. Hvis lokalet har mange begrensninger, vil planløsningen bli lite fleksibel. Det betyr ombygging og utgifter. Vi registrerer at behovet for separate kontorer ofte overvurderes. Dersom vegger senere må rives for å få plass til flere medarbeidere eller større fellesareal, vil det ha økonomiske konsekvenser som enkelt unngås med fleksible romskiller (for eksempel høye møbler, lydisolerende halvvegger osv.) Vi vet også at takhøyden i cellekontorløsninger ofte oppleves for lav for det store åpne rommet man får når cellekontorene rives. Fallgruvene er mange, og det er lurt å ha en interiørarkitekt med på laget. Vi ser arkitektur, identitet og arbeidsprosess (AIA) i sammenheng.
2. Støtter lokalene virksomhetens aktiviteter og arbeidsmåter?
Det er stor forskjell på virksomheters arbeidsprosesser. Noen oppgaver stiller eksempelvis høye krav til konfidensialitet, og andre forutsetter hyppige workshops der mange medarbeidere deltar samtidig. I det første tilfellet er det behov for små møterom og skjermede arbeidsplasser for individuelt arbeid. I det andre tilfellet kan de fleste møterommene ofres til fordel for åpne co-working-arealer.Du er bare tjent med kontorer som samsvarer med arbeidsprosessene dine. Det motsatte, å tilpasse arbeidsprosessene til lokalene, fungerer sjelden godt.
3. Konsept, interiør og stil
Kontorlokaler er identitetsmarkører: De forteller hvem du er og hva virksomheten står for. Du må derfor ha en klar oppfatning av hva virksomheten skal signalisere – særlig i front of house; resepsjonsområdet: Skal interiøret være stramt og formelt? Personlig og uformelt? Varmt og imøtekommende? Under befaringen må du vurdere om leieobjektet har potensial til å formidle det ønskede budskapet til kunder og ikke minst til medarbeiderne. Tenk deg for eksempel at du vil fortelle potensielle arbeidssøkere at virksomhetens atmosfære er ungdommelig, moderne og fremtidsrettet. Da er standardlokaler med eikegulv og hvite himlingsplater neppe førstevalget.
4. Hvem er de andre leietakerne?
Samlokalisering av virksomheter i samme segment kan gi betydelige faglige synergieffekter på leietakers hånd. Derfor lønner det seg å finne ut hvem de øvrige leietakerne i bygget eller etasjen er. Det mest opplagte eksempelet er gründerbedrifter og andre småbedrifter: Disse kan hente inspirasjon og kunnskap hos hverandre. Med stram økonomi kan de fleste i dette segmentet ikke rekruttere fritt. Uformelt eller formalisert samarbeid med relevante fagmiljøer er et godt alternativ. Det vil gi et verdifullt supplement til egen kompetanse.
5. Hvilke kostnader dekker gårdeier og hvilke må du dekke selv?
Leietakertilpasning er et område med mange gråsoner: Kostnadsfordelingen mellom gårdeier og leietaker er ikke alltid klar og tydelig. Tar du med deg en interiørarkitekt på befaring kan vedkommende hjelpe deg å stille de riktige spørsmålene. Som regel får du anledning til å påvirke interiøret, men full frihet har du ikke – verken kreativt eller økonomisk. Er gårdeier bundet til avtaler med spesielle leverandører, betyr det begrensninger når det gjelder produktvalg. Ønsker du en spesiell type maling eller et gulv som krever spesielle rengjøringsrutiner, vil det påvirke kostnadsbildet. Velger du løsninger på øverste hylle, må du gjerne bære alle kostnadene selv. Det lille ekstra kan fort bli til dyr luksus fordi du ikke har nok kunnskap om de forskjellige prisdriverne. Målet er å minimalisere leietakerkostnadene – og aller helst å kunne flytte rett inn.
Til slutt et lite hjertesukk: Å operere i kontorleiemarkedet ville ha vært enklere for alle parter dersom gårdeierne hadde lagt mer arbeid i å beskrive og visualisere lokalenes potensial. Det er ikke nødvendigvis enkelt å danne seg et tydelig bilde av visningsobjektets arkitektoniske muligheter og begrensninger. Men det hjelper alltid å ha interiørarkitekten som rådgiver.
