Artikkelforfatterne er Anette Karine Haare Arctander og Susanne Caspersen Grieg i Advokatfirmaet Wiersholm.

Hva er felleskostnader?

I næringsleieforhold skilles det, foruten leie, mellom eierkostnader, leietakerkostnader og felleskostnader som kostnadsposter. De to førstnevnte postene dekkes, slik betegnelsene indikerer, av henholdsvis utleier (som eier) og leietaker. Felleskostnader betales av utleier, men kreves dekket av leietakerne i bygget.

Det finnes ingen legaldefinisjon av begrepet «felleskostnader». Husleieloven benytter ikke begrepet «felleskostnader», men etter husleieloven kan det avtales at utleierens utgifter ved forbruk av elektrisitet/brensel og vann/avløp skal fordeles forholdsmessig mellom brukerne av eiendommen. Loven gir partene hjemmel til å avtale at leietakeren skal dekke disse kostnadene, men plikten må avtales særskilt. Ved leie av bolig kan ikke leietakeren pålegges å dekke andre poster enn dem husleieloven nevner, men ved næringsleie står partene fritt til å avtale hvilke poster leietaker skal dekke gjennom felleskostnadene.

Partene i et næringsleieforhold må derfor avtale spesifikt hvilke kostnadsposter som skal omfattes. Foruten et administrasjonspåslag for utleier, er felleskostnadene normalt basert på prinsippet om kostnadsdekning. Det skal altså ikke være noen økonomisk fortjeneste for verken utleier eller leietaker.

Felleskostnader er kostnader som relaterer seg til driften av eiendommen, både innendørs og utendørs. I en dom fra 2021 legger Borgarting lagmannsrett til grunn at

«Ordet «felleskostnader» trekker i retning av at dette normalt omfatter kostnader relatert til fellesarealer og felles anlegg i eiendommen»

Med henvisning til Norsk Eiendoms veileder for felleskostnader i næringsbygg legges det videre til grunn at de funksjonene som felleskostnadene skal dekke, må være felles for leietakerne.

Den aktuelle dommen gjaldt spørsmål om hvorvidt leietaker var forpliktet til å dekke festeavgiften til bortfester som en del av felleskostnadene. Festeavgiften var ikke angitt som en felleskostnad i ordlyden i leieavtalen og var heller ikke nevnt som eksempel i leieavtalens bilag angående felleskostnader. Lagmannsretten kom til at det var mer nærliggende å vurdere festeavgiften som en eierkostnad, på lik linje med eiers finansieringskostnader som følge av erverv av eiendommen, enn som en felleskostnad.

Det er i punkt 8 i meglerstandarden for leie av næringslokaler lagt opp til at leietaker skal dekke en forholdsmessig andel av samtlige av «Eiendommens felleskostnader». Tilsvarende fremgår det av meglerstandarden for enbrukerbygg at leietaker skal dekke alle kostnader ved leieobjektet som anses som felleskostnader ved flere leietakere i næringsbygg. Meglerstandarden inneholder videre et eget bilag med eksempler på kostnader som inngår i felleskostnadene. Eksemplifiseringen innebærer at leietaker vil kunne pålegges å dekke kostnadsposter utover de som er opplistet i bilaget. Eventuelle begrensninger må avtales særskilt.

Som eksempler på forhold som inngår i felleskostnadene, nevner bilaget til meglerstandarden blant annet energi til heiser, kjøleanlegg, ventilasjonsanlegg og branntekniske anlegg, oppvarming og belysning av fellesareal, offentlige avgifter, eiendomsskatt samt rengjøring og renovasjon. Kostnader til energi utgjør den største andelen. Tall fra Basalerapporten (2. utg., 2022) viser at energi utgjorde ca. 31 % av de totale felleskostnadene i 2021.

Felleskostnadene vil også normalt tillegges et administrasjonspåslag til utleier. Merk at slike administrasjonspåslag ikke kan kreves uten eksplisitt hjemmel i leieavtalen. Påslaget skal dekke kostnadene utleier har hatt ved administrering av felleskostnadene og faktureringen av disse. Påslaget ligger vanligvis i intervallet 4 til 8 % av felleskostnadene.

Grensedragning mot utskiftning

Tidvis oppstår det spørsmål om grensedragningen mellom felleskostnader og kostnader som skal dekkes av utleier som en del av eierkostnadene. Grensedragningen gjelder særlig utskiftning av deler og komponenter til tekniske anlegg. I disse tilfellene vil vedlikehold i utgangspunktet kunne dekkes gjennom felleskostnadene, mens utskiftning vil være en eierkostnad.

Det er i rettspraksis lagt til grunn at grensen mellom kostnadspostene må vurderes konkret. Utskiftning av en komponent som utgjør 40-50 % eller mer av det tekniske anlegget, vil normalt anses som en eierkostnad. Se eksempelvis dommen inntatt i Rt. 1958 s. 1030, der utskiftningen av en del utgjorde 45 % av kostnaden for et nytt kjøleskap.

Forholdet mellom kostnaden til utskiftning og prisen for et nytt produkt, vil likevel kun være veiledende. Utskiftning av mindre deler vil også, på grunn av sin funksjon eller egenskap, kunne være å anse som en del av utleiers utskiftningsansvar.

Budsjett og avregning

Felleskostnadene dekkes i det enkelte kostnadsår gjennom at leietaker betaler et akontobeløp sammen med leien. Akontobeløpet skal være basert på et budsjett for felleskostnadene. Etter meglerstandarden skal utleier fremlegge et budsjett for leietaker hvert kostnadsår.

Dette innebærer at utleier på en forsvarlig måte må fastsette et budsjett. Utleier står i utgangspunktet fritt til selv å velge hvordan budsjettet skal utformes, men det bør som et minimum inneholde en angivelse av de ulike kostnadskategoriene med tilhørende beløp for hver av kategoriene.

Får utleier grunn til å tro at felleskostnadene vil «avvike vesentlig» fra budsjettet, skal utleier varsle leietaker. Utleier bør i så fall også vurdere om akontobeløpet skal endres for de resterende betalingene det aktuelle året. Varslingsplikten er i utgangspunktet kun en ordensregel. Meglerstandarden inneholder ingen regulering av hva som er konsekvensen av manglende varsling.

Utleier skal foreta en avregning av felleskostnadene innen 30. april året etter kostnadsåret. Avregningen skal vise de faktiske påløpte felleskostnadene med en spesifikasjon av hvilke tjenester som inngår.

Både budsjettene og avregningene som legges frem av utleier, skal utarbeides på en slik måte at leietaker har mulighet til å kontrollere materialet uten uforholdsmessige anstrengelser. Tanken er at felleskostnader, regnskaper og avregning skal være basert på et «åpen bok-prinsipp». Veilederen til meglerstandarden inneholder «best practice»-eksempler for både budsjett for felleskostnader og oversikt som viser avregning av de faktiske påløpte kostnader.

Hvilken fordelingsnøkkel gjelder?

Etter meglerstandarden punkt 8.4 er det lagt opp til at «Felleskostnadene fordeles etter Eiendommens fordelingsnøkkel på kontraktstidspunktet».

Normalt baseres fordelingsnøkkelen på leieobjektets bruttoareal (BTA) oppmålt etter NS 3940. Leieobjektets BTA er byggets fulle areal, målt utvendig for hver etasje. Mot tilgrensende lokaler og fellesarealer regnes leieobjektets BTA frem til midten av veggen som deler leieobjektet fra annet areal. Lokalets BTA fremkommer av meglerstandardens punkt 4 hvor leieobjektets størrelse angis. I tillegg til leietakers eksklusive areal gjøres det som regel et påslag for andel av fellesareal (inkludert felles teknisk areal, felles kommunikasjonsarealer osv.).

Det er utleier som fastsetter fordelingsnøkkelen. Grunnlaget for utleiers fordelingsnøkkel er som regel et vedlegg til leiekontrakten.

Det bør komme tydelig frem for leietakerne hvilket prinsipp utleier har benyttet som grunnlag for beregningen av fordelingsnøkkelen. Foruten en fordeling basert på leietakers BTA kan fordelingsnøkkelen eksempelvis baseres på tilgjengelighet, hvilken nytte leietaker har av det aktuelle arealet, bruk og/eller forbruk.

Når utleier har valgt hvilket prinsipp fordelingsnøkkelen baseres på kan ikke dette prinsippet endres underveis i leieforholdet med mindre det er avtalt en slik rett for utleier, eller om leietaker samtykker.

Skjer endringer i grunnlaget for fordelingsnøkkelen underveis i leieperioden skal utleier etter meglerstandarden justere felleskostnadene i tråd med dette. Er fordelingsnøkkelen eksempelvis basert på BRA, og fellesareal gjøres om til leieareal, vil fordelingsnøkkelen endres tilsvarende. Dersom endringene er vesentlige og negative for leietaker kreves leietakers samtykke etter meglerstandardens punkt 16.1.

Finnes det et øvre tak for felleskostnadene?

Størrelsen på felleskostnadene varierer mye og avhenger særlig av hva slags type tjenester som er omfattet, lokasjon og eiendommens stand.

I forbindelse med avtaleinngåelsen er det vanlig å innta et anslag på felleskostnadene per kvadratmeter, men dette er kun et estimat og ingen fastpris. Vi ser imidlertid i enkelte leieavtaler at det avtales et øvre tak for størrelsen på felleskostnadene. Begrunnelsen er da gjerne behovet for forutsigbarhet for leietaker. For utleier vil dette fort kunne straffe seg økonomisk.

Normalt vil det være i begge parters interesse å bestrebe konkurransedyktige priser på de tjenestene som leveres til leietaker som en del av felleskostnadene. Det kan imidlertid stilles spørsmål ved om dette også må kunne innfortolkes som en forpliktelse for utleier som en del av den ulovfestede lojalitetsplikten i kontraktsforhold.