Coworking: På tide å gå tilbake til røttene?

90 % av selskapene i Norge har ni eller færre ansatte. For disse selskapene er samboerskap med andre en interessant mulighet – oftest en nødvendighet. Spørsmålet er hvordan utleier kan treffe slike leietakeres behov best mulig.

I hotellsektoren er det tøff konkurranse, og den har forsterket seg de siste to årene. Dette har tvunget frem et behov for kontinuerlig innovasjon og nytekning.  Målet er å sikre gode gjesteopplevelser som innfrir forventningene hele veien.  Når hoteller utvikles, baseres konseptet på høy grad av variasjon og opplevelser, rett og slett fordi gjestene er ulike og har forskjellige behov. Slik er det med leietakerne i coworking-arealer også, men i dette tilfellet er prinsippet om variasjon etter min mening ikke godt nok ivaretatt.

Verdensmestre i fleksibilitet

Det som skiller hotellene fra næringer flest, er behovet for å kunne snu seg raskt, dag for dag, av og til time for time. Hotellene må stå parat til å håndtere endringer med kort frist, og hverdagen er ofte lite forutsigbar. Gjesterom, konferanserom og lounger må raskt og lett kunne omorganiseres. Daggjester og overnattingsgjester kommer og går. De skal serveres frokost, lunsj og middag, ha tipp topp konferansefasiliteter – ofte i ett og samme lokale som må tilpasses flere ganger i løpet av dagen.

Tilsvarende behov for maksimal fleksibilitet har meldt seg for fullt i kontorsektoren. I dag er arbeidsplassen der medarbeideren befinner seg med PC’en sin – ikke nødvendigvis der arbeidsgiveren har adresse. Innovasjon, cluster-tenking, raske markedsendringer og opp- eller nedskalering er andre faktorer som driver frem fleksibilitet.

Om vi overfører hotellkonseptet direkte til kontorsektoren, kan vi se for oss en helt ny virkelighet der leietakeren flytter inn og ut av lokalene, rokerer og endrer planer på kort varsel. Vi snakker ikke om tre måneders kontrakter, men om enda kortere avtaler, nærmest fra dag til dag. Alt som behøves er inkludert i leieforholdet, og arbeidsplassen(e) fungerer etter samme logikk som hotellrommet. Leieavtalen omfatter møbler, renhold og oppbevaringsmuligheter i tillegg til et knippe av avtalte tjenester som vi kjenner fra hotellsektoren.

På den måten oppnår leietakeren full fleksibilitet og kan benytte lokalene i samsvar med skiftende ønsker: En dag er det behov for et standardrom, dvs. en alminnelig kontorplass, en annen dag trengs en suite, dvs. et stort kontor med eget møterom og loungegruppe. Logistikken administreres via en app.

Coworking-konseptet omfatter noe av dette i dag. Leietakeren kan f.eks. reservere tilgang til plass i åpent landskap, men ikke til en bestemt plass, og full hotell-fleksibilitet har man heller ikke klart å tilby. Bransjen har mye å vinne på å gjøre konseptet mer sofistikert slik at leietakeren slipper å møte tidlig for å konkurrere om det mest attraktive plassene.

Stil og konsept

I hotellverdenen er det konsept og design som skaper identitet og bygger forventninger. Målgruppene varierer, og gjesteopplevelsene som tilbys, befinner seg ulike steder på skalaen mellom budget-hotellet med få servicefunksjoner og femstjerners-hotellet som tilbyr alt.

Denne måten å tenke på er direkte overførbar til kontorsektoren. Leietakerne får riktignok redusert mulighet til å bygge individuell identitet for eget selskap, men kan knytte seg til stedets identitet – enten det er et budget- eller femstjerners kontorlokale. I en slik kontekst bortfaller behovet for leietakertilpasninger, og bedriften kan velge en lokalisering som formidler det ønskede inntrykket av selskapet.

I dag tilbyr coworking-leverandørene omtrent det samme, riktignok med visse stilmessige variasjoner. På dette punktet har de ikke klart å utnytte potensialet i hotellkonseptet. Forfølger vi resonnementet, forestiller jeg meg at ytterpunktene på kontorsektorens skala vil kunne se slik ut:

• Budget-løsningen tilbyr arealeffektive kontorer, få fellesfunksjoner og har ikke så strenge krav til beliggenhet. Servicetilbudet er mer begrenset.

Små bedrifter har ofte behov for en annen type service enn de store. Enkle og profesjonelle administrative tjenester betyr at leietakeren avlastes og kan konsentrere seg om kjernevirksomheten sin i stedet for å utføre nødvendige driftsoppgaver med venstre hånd. Hotellnæringen, ikke minst kurs- og konferanseavdelingene, har mye å lære bort på dette punktet.

• Femstjerners-løsningen har sentral beliggenhet, flott utsikt og godt med plass for kontorene. Loungen kan sammenlignes med en flyplasslounge med stillesoner og telefonsoner. Resepsjonen er betjent, og det finnes et 24/7 tjenestetilbud med mer avanserte tjenester, f.eks. rens og vask av tøy. Egne garderobeskap med mulighet for oppbevaring av klær og toalettartikler er på plass slik at raske skjorteskift er uproblematiske.

Komfort og «oaser» for å hente seg inn

Hotellene, spesielt forretningshotellene, har som utgangspunkt at gjestene lever aktive liv med lange reiser, lange møter og lange dager.  Derfor behøver de et fristed hvor de kan hente seg inn og lade batteriene. Omgivelsene må være slik at de tilfører energi, og nøkkelen til gode gjesteopplevelser er tjenestedesign av høy kvalitet.

Denne tenkningen passer som hånd i hanske for kontorsektoren. Akkurat som hotellgjestene står medarbeidere i en travel arbeidssituasjon. De har nøyaktig samme behov for avbrekk – kall det gjerne friminutt i hverdagen. Det betyr at de sosiale sonene må være flere og mer mangfoldige enn i dag.

Jeg går ikke inn på dette i detalj siden det i er dekket i mitt forrige blogginnlegg, se:  Veien ut av hjemmekontoret (ne.no). Hovedtemaene er sosiale torg, personalrestaurant, treningsaktiviteter og hjemlig atmosfære. Det er ingen overdrivelse å si at hotellnæringen ligger i forkant av mange andre og her er en ypperlig kilde til inspirasjon.

Jeg vil føye til ett moment: Folk slapper av på ulike måter. Noen ønsker seg et eget hvilerom med garantert stillhet slik at de kan ta seg en rask power-nap. Der kan det være mobilforbud og påbud om å gå på sokkelesten. For andre er det aktivitet som gir påfyll. Spillkonsoller i de sosiale sonene bør være en selvfølge, og kombinerte møte- og bordtennisbord er også en god idé.  Egne aktivitetsrom anbefales når man vil bygge samhold på tvers av selskapene i lokalene.

Konklusjon

Coworking-arealer utgjør en liten del av det totale kontormarkedet, men er den sektoren som vokser raskest. Mange coworking-aktører har ikke lenger kontorhotellet som referanse og bør etter min mening gjøre som hotellene: sette seg i kundens situasjon og vurdere hvilken type kontorhotell de vil tilby og hvordan behovene til den enkelte leietaker best kan dekkes. Det samlede tilbudet må rett og slett bli mer finmasket, mer differensiert og mer variert.