– Det er nok mange som ikke er helt forberedt på å jobbe remote, sier Thomas Weeden, norgessjef i IWG.

IWG er verdens største leverandør av fleksible kontorløsninger, med konseptene Regus og Spaces i Norge, og Weeden har lang erfaring med å legge til rette for fleksible løsninger.

Her er hans beste råd til ledere som i disse dager fjernstyrer teamet sitt.

1. Hold kontakten oppe

– Det vanskeligste med å jobbe på avstand er å opprettholde følelsen av at man er et team som jobber sammen. Mye av det sosiale limet forsvinner når man ikke kan møtes, og da er det viktig å kompensere på andre måter, sier Weeden.

Han oppfordrer til å ha jevnlige møter over nett.

– Selv hvis du kan gi en beskjed på epost, kan det være lurere å ringe, så dere får snakket sammen og sparret om oppgavene. Det kan også være lurt å organisere for eksempel digitale felleslunsjer, så teamet kan snakke sammen om noe annet enn jobb.

2. Ha et klart mål

– Når alle jobber hver for seg, er det viktig at dere har en felles forståelse av hvor dere er og hva dere jobber mot, sier Weeden.

Han mener teamene som nå jobber fra ulike steder, og ikke er vant med det, bør prioritere gode oppstartsmøter.

– De bør bruke tid på å bli enige om hvilke mål de har, hvordan de skal jobbe sammen fremover, og ikke minst hvordan de skal kommunisere.

3. Velg én plattform

Det finnes mange gode verktøy man kan bruke til å jobbe på avstand, som epost, telefon, Skype, Teams, Slack og Google Documents. Men Thomas Weeden advarer mot å ta alle i bruk samtidig.

– Det kan skape forvirring og irritasjon når man må holde oversikt over mange parallelle samtaler i forskjellige kanaler. I stedet bør dere bli enige om hvilke kanaler dere foretrekker, og holde dere til dem. Og sørg for å inkludere en kanal som lar dere snakke sammen ofte.

4. Sett tydelige rammer

– Det er lett å la ting skli ut og bli ufokusert når man jobber hjemmefra. Andre oppgaver frister og forstyrrer. Som leder har du et ekstra ansvar for at medarbeiderne dine har klare forventninger og frister, sier Weeden.

Heller enn å følge opp for ofte, mener han man bør gi medarbeiderne rom til å løse oppgaven selv.

– Ha grundige briefer der du sier klart hva du forventer og når du forventer det, og følg opp ved neste overlevering.

5. Prøv å jobbe sammen

Weeden mener det er lurt å legge til rette for å løse oppgaver sammen.

– Det finnes mange verktøy som lar dere snakke sammen og jobbe parallelt i samme dokument. Det gjelder å bruke mulighetene dere har.

Å samarbeide kan ikke bare heve kvaliteten på det man leverer, men også hjelpe medarbeiderne gjennom krisen.

– Mange kan nok bli sittende med en følelse av å være innestengt i sin egen silo. Derfor er det ekstra viktig at du som leder legger til rette for at medarbeiderne kan samarbeide.

6. Ha jevnlige statusmøter

Uansett hva man jobber med, mener Weeden man bør sette av tid til jevnlige møter dere hele teamet kan ta en fot i bakken.

– Selv om du som leder føler du har kontroll, er det viktig at alle på teamet har en forståelse for hva de andre holder på med og hvordan prosjektet ligger an.

Jevnlige møter er også en viktig mulighet til å stille spørsmål, diskutere og utfordre premisser.

– Selv om medarbeiderne dine ikke er på det faste kontoret, bør ikke du som leder bli enehersker. Et team fungerer best når alle kan bidra og blir lyttet til.

7. Husk at vi er i samme båt

Weeden mener ledere bør jobbe for å utvikle nye måter å balansere mellom produktivitet, koordinering, samhandling og fellesskap. Særlig er det viktig å legge rette for at team-medlemmene får snakket sammen.

– Det handler ikke bare om å sørge for at ting blir gjort, men også å ta vare på medarbeiderne, sier Weeden.

Han tror det kan komme noe positivt ut av den situasjonen mange bedrifter står i nå. Svært mange unge arbeidstakere setter muligheten for fleksibilitet høyt når de søker jobb.

– Det bør fremtidens arbeidsgivere legge mer til rette for. Fleksible løsninger, med kontorfasiliteter ulike steder, gir medarbeidere mer frihet og en mer effektiv arbeidsdag, sier Weeden.

Selv veksler han gjerne mellom både tre og fire kontorer i og rundt Oslo i løpet av en helt vanlig arbeidsdag.