Tilbakelevering av leieobjekt – best practice

De fleste leieavtaler inneholder særlige bestemmelser om tilbakelevering av leieobjektet. Bestemmelsene kan være utformet på ulikt vis. I de ulike variantene av meglerstandardene for næringsleie utarbeidet av Norsk Eiendom m.fl. (brukte/»as is», nye/rehabiliterte, osv.) er bestemmelsen stort sett likt utformet. I denne artikkelen benytter vi meglerstandarden for brukte/»as is» lokaler (7. utgave 05/22) som eksempel – en mal som også er blant de mest brukte.

Av meglerstandardens punkt 22 følger det at leietaker skal tilbakelevere leieobjektet ryddet, rengjort, med hele vindusruter og for øvrig i kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand og med samtlige nøkler/adgangskort ved fraflytting. Utleier aksepterer normalt slit og elde frem til fraflytting dersom vedlikeholdsplikten i kontrakten er oppfylt med alminnelige intervaller i leieperioden. Dersom leietaker har foretatt endringsarbeider i leieperioden skal disse tilbakestilles ved fraflytting, med mindre annet er skriftlig avtalt mellom partene.

I de tilfellene tilbakelevering ikke er regulert i leieavtalen, følger reglene om tilbakelevering av husleieloven. Av husleieloven § 10-2 fremgår det at husrommet med tilbehør skal være ryddet, rengjort og i samme stand som ved overtakelsen, bortsett fra den forringelse som skyldes alminnelig slit og elde, og de mangler som utleieren selv plikter å utbedre. Utleieren kan ikke uten særlig avtale kreve at leietaker setter husrommet tilbake i opprinnelig stand så lenge leieren hadde rett til å utføre endringsarbeidene. Sistnevnte vil typisk være tilfellet dersom utleier har samtykket til endringene. Det er også noen ytterligere nyanser her som vi ikke går nærmere inn i.

Ved første øyekast vil nok de fleste tenke at reglene om tilbakelevering er ganske rett fram. Erfaringsvis har likevel tilbakelevering av leieobjekter vist seg å være en kime til opphetede diskusjoner og uforutsette kostnader. Uavhengig av om man har en leieavtale som er basert på meglerstandard, særlige reguleringer eller husleieloven lønner det seg som leietaker å ha et bevisst forhold til tilbakeleveringen lenge før fraflytting nærmere seg. Nedenfor følger fire praktiske tips som kan være verdt å ha i bakhodet.

1) Avhold befaring i god tid før tilbakelevering

Uavhengig av om leieavtalen inneholder bestemmelser om tilbakeleveringsbefaringer anbefaler vi å avholde en felles befaring med utleier i god tid før fraflytting. Her vil partene typisk gå gjennom leieobjektet for å avklare hvilke arbeider som må utføres. Målet er å kartlegge eventuelt vedlikeholdsetterslep, manglede utbedring av skader og endringsarbeider som skal tilbakestilles før tilbakelevering. Ofte kan det være vanskelig for partene å vurdere dette nærmere selv, og i disse tilfellene kan det være hensiktsmessig å innhente sakkyndig bistand fra tekniske rådgivere. Dette er også en fin anledning til å diskutere hvilket arbeid som faktisk er nødvendig og ønskelig basert på fremtidig bruk.

Når det gjelder spørsmålet om når slike befaringer bør avholdes beror det på det konkrete leieforholdet. Det må typisk ses hen til hva slags leieobjekt det er tale om, hvor stort leieobjektet er, om det er mistanke om vedlikeholdsetterslep og/eller skader i leieobjektet, arten og omfanget av endringsarbeider og hvor lenge leieforholdet har løpt. Det sier seg selv at befaring bør avholdes tidligere dersom det er tale om et stort industrilokale hvor man vet at det foreligger betydelig vedlikeholdsetterslep fra de siste 30 årene og hvor det er gjort flere bygningsmessige endringsarbeider, enn ved et lite kontorlokale hvor det sannsynligvis ikke foreligger noe vedlikeholdsetterslep eller endringsarbeider. Erfaringsmessig kommer de fleste i gang for sent, så vi anbefaler at man beregner mer tid enn det man tenker er nødvendig.

I enkelte tilfeller er det inntatt en særskilt forpliktelse om at det skal avholdes en felles befaring. Etter meglerstandarden punkt 22.4 følger det at det skal avholdes en felles befaring mellom leietaker og utleier for å avtale eventuelle nødvendige arbeider for å bringe leieobjektet i kontraktsmessig stand i «god tid» før utløpet av leieperioden. Hva som ligger i god tid er ikke nærmere presisert, men retningslinjene skissert ovenfor vil også her kunne være veiledende.

For å gjøre befaringen enklest mulig bør leietaker ha tatt noen forholdsregler tidligere. Sentralt i så henseende vil blant annet være å sørge for tilstrekkelig og god dokumentasjon av leieobjektets stand ved overtakelse, sørge for at vedlikeholdsforpliktelsene er overholdt og ha et aktivt forhold til endringsarbeider.

2) Sørg for at leieobjektets stand dokumenteres godt ved overtakelse

Diskusjoner i forbindelse med tilbakelevering skyldes i mange tilfeller ulike syn på leieobjektets stand ved overtakelse. Med mindre partene har tenkt på dette ved overtakelse, oppstår det ofte vanskelig bevisspørsmål ved fraflytting. Partene bør derfor sørge for å dokumentere hele leieobjektets stand ved overlevering godt. På denne måten får partene et sammenligningsgrunnlag når leietaker skal tilbakelevere lokalet.

I meglerstandarden er dette til en viss grad forsøkt ivaretatt. Av punkt 6.3 følger et at det skal foretas en overtakelsesbefaring. Fra befaringen føres protokoll, og protokollen skal vedlegges leieavtalen. Protokollen bør inneholde måleravlesninger på blant annet strøm-, vann- og gassmåler, og opplysninger om antall utleverte nøkler/nøkkelkort. Det bør også bekreftes om leieobjektet er i henhold til leieavtalen, at det er ryddet og rengjort og at det ikke foreligger mangler/skader. Dersom dette ikke er tilfellet, bør man innta en oversikt og forklaring av eventuelle avvik, samt sette konkrete utbedringsfrister. Leietaker bør i tillegg sørge for at det blir tatt tilstrekkelig med bilder og eventuell video. Erfaringsmessig kan det også i enkelte tilfeller være fornuftig å innhente tekniske tilstandsrapporter som beskriver og dokumenterer tilstanden ytterligere.

3) Kartlegg vedlikeholdsforpliktelsene og sørg for at disse overholdes

Som regel er det en forutsetning for kontraktsmessig tilbakelevering at leietakers vedlikeholdsforpliktelser er overholdt. I mange tilfeller vil det være økonomisk gunstig for leietaker å foreta løpende og periodisk vedlikehold, fremfor å avvente med alt vedlikeholdet til fraflytting. Leietaker bør derfor tidlig sette seg godt inn i vedlikeholdsforpliktelsene og sørge for at disse blir overholdt. Ofte anbefaler vi at det utarbeides en vedlikeholdsplan i samråd mellom partene. En slik plan bør utarbeides så tidlig som mulig i leieforholdet, og gjerne i forbindelse med leieperiodens start. Leietaker bør også sørge for at de mottar og alltid er i besittelse av dokumentasjon på løpende vedlikehold, slik som serviceavtaler og fakturaer.

Omfanget av leietakers vedlikeholdsforpliktelser varierer. Meglerstandardens punkt 15 legger opp til at leietaker er ansvarlig for innvendig vedlikehold av sitt eksklusive areal, mens utleier er ansvarlig for utvending bygningsmessig vedlikehold og utskiftning av tekniske innretninger, når disse ikke lenger lar seg vedlikeholde på regningssvarende måte. I de tilfellene leieavtalene ikke inneholder noen nærmere regulering av leietakers vedlikeholdsforpliktelser gjelder husleieloven, hvor kravene til leietakers vedlikehold er noe innskrenket. Vi går ikke nærmere inn på disse her.

4) Ha et aktivt forhold til endringsarbeider

Vi anbefaler også at leietaker har et aktivt forhold til endringsarbeider. Etter meglerstandardens punkt 17 er utgangspunktet som nevnt at alle leietakers endringsarbeider skal tilbakestilles ved fraflytting, med mindre annet er skriftlig avtalt. I en rekke tidligere utgaver av meglerstandarden har utgangspunktet vært det motsatte. For leietakers del vil det som regel være rimeligere å la endringsarbeidene tilfalle utleier, fremfor å tilbakestille. Som leietaker bør man derfor være oppmerksom på dette og foreta nødvendige avklaringer basert på det aktuelle utgangspunktet.

Endringer i leieobjektet krever ofte utleiers forhåndssamtykke. Dette er også utgangspunktet i husleieloven. Når leietaker ber om utleiers forhåndssamtykke har leietaker mulighet til å kreve at utleier tar stilling til om endringsarbeidene, helt eller delvis, skal tilbakestilles ved fraflytting. Meglerstandarden er derfor lagt opp slik at det er leietaker som må sørge for å ta opp denne problemstillingen og formalisere eventuelle avtaler skriftlig. Vi erfarer at slik korrespondanse ofte har uformelt preg og som regel forfattes via e-post. Erfaringsvis kan det lønne seg å formalisere dette i form av en avtale og oppbevare avtalen e.l. sammen med leieavtalen, slik at disse er enkle å oppdrive – også for den nye kollegaen som skal håndtere tilbakeleveringen når fraflytting finner sted.

I forlengelsen av dette bør partene også være oppmerksomme på eventuelle endringsarbeider og vedlikeholdsetterslep ved fornyelse. I mange leieforhold inngår partene nye leieavtaler underveis i leieforholdet for samme leieobjekt. Det er da viktig å ha et bevisst forhold til hva som skjer med både eventuelt vedlikeholdsetterslep og foretatte endringsarbeider. Dersom det ikke er presisert i den nye leieavtalen at eventuelt vedlikeholdsetterslep fra forutgående leieperiode skal videreføres og endringsarbeidene som er foretatt fortsatt skal tilbakestilles, kan det stilles spørsmål ved om dette fortsatt gjelder ved utløpet av den nye leieavtalen.