Unngå uønskede kostnader ved tilbakelevering av næringslokaler

Leietakers plikter

For å sikre at lokalene ivaretas i leieperioden, har standard leieavtale for næringslokaler (brukte/»som de er», 6. utgave 01/19, heretter «meglerstandarden») bestemmelser om aktsom bruk av leieobjektet og vedlikehold, samt en egen bestemmelse om retten til å utføre egne endringsarbeider. I meglerstandarden er leietaker ansvarlig for innvendig vedlikehold av eksklusivt areal, og vedlikeholdsplikten omfatter både utbedring av skader (akutt vedlikehold) og periodisk vedlikehold.

Ved avslutning av leieforhold skal lokalene leveres tilbake til utleier som beskrevet i meglerstandarden punkt 22 (fraflytting). I korte trekk skal lokalene leveres tilbake ryddet og rengjort og for øvrig slik de fremsto ved overtakelse, men slik at alminnelig slit og elde aksepteres dersom løpende vedlikehold er gjennomført i leieperioden.

Ved å ha et bevisst og aktivt forhold til leiekontraktens bestemmelser om bruk, endringer og vedlikehold, legger man som leietaker til rette for at tilbakelevering kan gjennomføres uten ekstraordinære utgifter grunnet mangler. I tillegg til bevissthet om de løpende plikter, er det visse grep leietaker kan og bør ta for å minimere risikoen for uønskede kostnader ved fraflytting.

Ved avtaleinngåelse

Partene i næringsleieforhold har avtalefrihet om spørsmål knyttet til bruk og vedlikehold av leieobjektet. Mens husleieloven er utpreget leietakervennlig, er ansvarsfordelingen i meglerstandarden mer balansert og tilpasset næringsleieforhold. Det er imidlertid viktig å være klar over muligheten til å gjøre konkrete tilpasninger også i bestemmelsene om vedlikeholdsansvar.

For eksempel har leietaker i meglerstandarden punkt 15.1 ansvar for ut- og innvendig vedlikehold av inngangsdører/porter til eksklusivt areal. Dersom inngangspartiet til eksklusivt areal er på gateplan og/eller inngangskonstruksjonen naturlig er en del av bygningskroppen, vil det være rimelig at i alle fall utvendig vedlikehold utføres av utleier fremfor leietaker.

Ved å tilpasse bestemmelsene om vedlikeholdsansvar kan en som leietaker unngå å komme i en situasjon der en tilsynelatende ordinær fordeling av vedlikeholdsplikter, rent faktisk blir mer omfattende enn tenkt grunnet byggets konstruksjon eller større installasjoner innenfor leietakers eksklusive areal.

Ved overtakelse

Meglerstandarden punkt 6.3 legger opp til gjennomføring av overtakelsesbefaring med protokollføring. Tilhørende meglerstandarden finnes også en mal for overtakelsesprotokoll der partene blant annet kan notere avvik fra kontraktsmessig stand, ev. med tilhørende frist for utbedring fra utleier. Videre kan det legges ved dokumentasjon i form av bilder, tekst eller annet. Ettersom lokalenes tilstand ved overtakelse er referansepunktet ved tilbakelevering, vil et godt råd til både utleier og leietaker være å sikre god tekst- og bildedokumentasjon av lokalene.

Ved utløpet av et leieforhold som ofte har en varighet på 10 – 20 år, vil det uten bilder og beskrivende tekst fort kunne oppstå usikkerhet rundt lokalenes tilstand ved overtakelse, og ikke minst bevisutfordringer i tilfelle uenighet om mangler.

Ved forlengelse

Leietaker har ofte en rett til å forlenge leieforholdet i én eller flere leieperioder. Betingelsene for forlengelse varierer og er i all hovedsak et kommersielt spørsmål ved kontraktsinngåelsen, men det vanligste er nok å videreføre leieavtalens bestemmelser og kun justere leiesummen.

Ved forlengelse er det fornuftig å være bevisst på at leietaker allerede har disponert lokalene i én leieperiode, og at det normalt ikke gjennomføres en ny overlevering/overtakelse. Med mindre noe annet avtales mellom partene, vil en også for den nye leieperioden se hen til opprinnelig overtakelsestidspunkt når det gjelder lokalenes tilstand.

Forlengelse av leieavtalen er en god anledning til å ta en særskilt gjennomgang av leieobjektet for derved å kunne avdekke mulig vedlikeholdsetterslep, både fra utleier og leietakersiden. Dersom det er gjort endringer eller forbedringer i leieobjektet siden opprinnelig overtakelsestidspunkt, kan det være hensiktsmessig å både dokumentere og omtale dette særskilt i avtalen om forlengelse.

Leietakers endringsarbeider

Leietaker har etter meglerstandarden rett til å gjøre endringer i leieobjektet med utleiers skriftlige samtykke. Ved forespørsel om endringsarbeider bør en være oppmerksom på meglerstandarden punkt 17.1 og retten til å kreve at utleier skriftlig tar stilling til om arbeidene helt eller delvis må reverseres ved utløp av leieforholdet.

Med mindre noe annet avtales, skal alle endringsarbeider tilbakestilles ved fraflytting. Meglerstandardens løsning er forutsigbar i den forstand at leietaker må regne med kostnader til reversering av endringsarbeider, med mindre noe annet er avtalt.

Merk at leieforhold inngått i henhold til eldre versjoner av meglerstandarden (2013-utgaven eller tidligere), har motsatt utgangspunkt enn gjeldende standard, nemlig slik at leietakers endringsarbeider tilfaller utleier ved leieslutt, med mindre utleier forlanger arbeidene reversert. De nærmere betingelser for reversering, så som frist for å gi beskjed til leietaker, er ikke regulert i meglerstandarden. Leietaker bør derfor i god tid før leieslutt, f.eks. i forbindelse med felles befaring jf. punktet nedenfor, oppfordre utleier til skriftlig å gi beskjed om arbeider som vil bli krevet tilbakeført.

Dersom leieavtalen ikke inneholder en bestemmelse om endringsarbeider, og det heller ikke er avtalt noe særskilt i forbindelse med et konkret endringsarbeid, vil husleieloven regulere spørsmålet. Husleielovens § 10-2 tredje ledds hovedregel er at utleier ikke kan kreve lovlige leietakerendringer tilbakeført uten særlig avtale.

Forut for tilbakelevering

Leietaker bør starte forberedelsene til tilbakelevering i god tid før utløpet av leieforholdet, for slik å unngå overraskelser og opphoping av utgifter ved tilbakelevering.

For det første bør en merke seg at meglerstandarden ikke har en egen bestemmelsen om hvilke handlinger som definerer fraflytting/tilbakelevering. I henhold til husleieloven § 10-2 første ledd regnes tilbakelevering som skjedd «når utleieren har fått nøkler og ellers uhindret adkomst til husrommet». Partene bør, om det ikke fremgår av leieavtalen, avtale en klar tilbakeleveringshandling mot slutten av leieforholdet. Uten en klar tilbakeleveringshandling vil det kunne oppstå diskusjon om tilbakelevering har skjedd eller ikke, noe som igjen kan få betydning for risikoen for leieobjektet i perioden (skader, vedlikehold m.m.).

I meglerstandarden punkt 22.4 er det lagt opp til en felles befaring mellom partene for avklare behov for eventuelle arbeider som skal utføres før tilbakelevering. Slik befaring skal gjennomføres i «god tid» før utløpet av leieperioden, og en tommelfingerregel kan være å avholde slik befaring om lag seks måneder før utløpet av leieperioden. Tidspunktet for gjennomføring av slik befaring vil dog variere avhengig av type leieobjekt og varigheten av leieforholdet.

I forbindelse med befaringen bør en sørge for å benytte overtakelsesprotokoll og eventuelle bilder aktivt i gjennomgangen. Utleier kan normalt ikke kreve standardforbedringer sammenlignet med lokalets tilstand per overtakelse, snarere tvert imot så er alminnelig slit og elde noe utleier må akseptere.

Betydningen av utleiers bruk av leieobjektet etter endt leieperiode

Til tross for gode forberedelser og løpende vedlikehold, kan det foreligge mangler ved lokalene på tidspunktet for tilbakelevering. Manglene kan bestå av endringsarbeider som helt eller delvis ikke er reversert, skader eller generelt vedlikeholdsetterslep.

Ved mangler kan utleier foreta utbedring for leietakers regning, alternativt kan utleier rette krav om kompensasjon for «de kostnader som ville medgått dersom utbedring hadde vært foretatt, uavhengig av leieobjektets bruk etter fraflytting», jf. meglerstandarden punkt 22.3.

Presiseringen om at utleiers kompensasjonskrav gjelder uavhengig av leieobjektets bruk etter fraflytting kom i meglerstandardens versjon fra 2013. I standarder eldre enn 2013 står det kun at utleier kan utbedre mangler for leietakers regning. Det står ikke noe om utleiers eventuelle rett til kompensasjon for kostander som ville ha medgått, dersom utbedring hadde blitt gjennomført.

Leieavtaler eldre enn 2013 vil suppleres av husleieloven når det gjelder utleiers krav på kompensasjon for ikke-utbedrede mangler. Ifølge husleieloven § 10-3 annet ledd kan utleier kreve dekket «nødvendige utgifter til utbedring» dersom leieobjektet er i dårligere stand enn det som er avtalt eller fastsatt i § 10-2. Høyesterett behandlet relativt nylig bestemmelsen i husleieloven i en sak om tilbakelevering av forretningslokaler brukt til lager- og kontorformål (HR-2019-781-A). Spørsmålet for Høyesterett var om utleiers krav forutsetter et økonomisk tap.

Høyesteretts flertall på fire dommere kom til at utleiers krav på dekning av utgifter til utbedring forutsetter et økonomisk tap. I den konkrete saken ble de aktuelle forretningslokalene fullstendig omgjort av utleier og tilpasset den nye leietakerens hotellvirksomhet, og manglene ble aldri utbedret av utleier. Flertallets tolkning av § 10-3 annet ledd er fulgt opp i etterfølgende avgjørelser fra Borgarting lagmannsrett (LB-2016-148055 og LB-2020-91903) og må anses som gjeldende rett.

Utleiers rett til kostnadsdekning i medhold av husleieloven er altså snevrere enn etter gjeldende meglerstandard. Dersom lokalene uansett skal bygges om og tilpasses ny leietaker etter fraflytting, vil det normalt ikke ha betydning for utleiers formuesstilling om det er enkelte avvik fra kontraktsmessig stand ved tilbakelevering, og utleier har følgelig ikke noe krav i medhold av husleieloven § 10-3 annet ledd.