Utgangspunktet i et leieforhold er at leietaker får et avtalt areal til eksklusiv bruk. Leietaker vil normalt ønske at utleier utfører pliktig vedlikehold og holder leielokalene i god stand, med mindre leietaker selv er ansvarlig for dette. Hvis utleier er innom leielokalene mer enn nødvendig, kan dette fort skape irritasjon for leietaker. Utleiers adgang til leielokalene blir særlig problematisk der leietaker har sensitiv informasjon som utleier dermed kan få tilgang til.
Virksomheter som typisk har sensitiv informasjon er for eksempel legekontorer med personopplysninger og medisiner, meglerhus med innsideinformasjon, advokatkontorer med klientopplysninger, eller bedrifter med konkurransesensitiv informasjon. Disse eksemplene viser også at virksomheter kan ha lovpålagte plikter både til taushet og håndtering av sensitive opplysninger, herunder personopplysninger. Dette understreker det særlige ansvaret virksomheter kan ha for å sikre at andre, herunder utleier, ikke får adgang til leietakers sensitive informasjon.
Regulering av utleiers adgang til leielokalene
Hvis leielokalene ikke brukes til boligformål, vil det foreligge stor grad av avtalefrihet for hvordan utleiers adgang skal reguleres i leiekontrakten. For leielokaler som også brukes til beboelse, vil man i større grad bli bundet av husleielovens regler, hvilket imidlertid ikke omhandles her.
De fleste standardkontraktene for utleie av næringslokaler (også kalt «meglerstandarden») er likevel i samsvar med husleielovens løsning, men fraviker husleieloven for noen angitte bestemmelser. Husleieloven vil utgjøre bakgrunnsretten for en leiekontrakt for næringslokaler, og vil ved behov supplere og utfylle leiekontrakten.
Etter standardkontraktene har utleier adgang til leielokalene i kontortiden for ettersyn, reparasjon, vedlikehold og lignende tilfeller. Det at utleier skal få adgang til leielokalene for ettersyn gir en relativ vid adgangsrett. Utleier skal varsle leietaker innen rimelig tid om behovet for adgang. I tilfeller der utleier raskt trenger adgang for å forebygge eller begrense skade på leielokalene er ikke varsling påkrevd.
I de siste 12 måneder før fraflytting av leielokalene regulerer standardkontraktene at leiesøkende skal få adgang etter forhåndsvarsel, opptil 3 ganger i uken. Det er altså potensielle leietakere som skal få adgang, ikke utleier. Dette til tross for at det også er naturlig at utleier er med på visninger. Husleieloven er her veldig vag og gir liten veiledning ved siden av standardkontraktene.
Praktiske råd og tips
Utleiers adgang til leielokalene vil som påpekt avhenge av den enkelte leiekontrakt. Derfor bør leietakers og utleiers behov diskuteres før avtaleinngåelse, og spesielt om det er nødvendig å regulere utleiers adgang til leielokalene særskilt.
For utleier er det viktig å kunne oppfylle sine kontraktsforpliktelser, som for eksempel vedlikeholdsarbeid og reparasjoner. Det bør derfor være sammenheng mellom forpliktelsene til utleier og adgangen til leielokalene. For leietaker vil det derimot være viktig at ikke utleier eller noen på dennes vegne får tilgang til eventuelt sensitiv informasjon.
Leietaker bør derfor vurdere om det må avtales enn strengere adgang til leielokalene. Hvis dette avtales kan det bety at leietaker må overta en større del av blant annet vedlikeholds- og reparasjonsarbeid, som normalt tilfaller utleier.
Det bør også diskuteres hvor mange visninger som skal holdes og hvem som kan delta på disse før fraflytting av leielokalene. Slik standardkontraktene er utformet foreligger det en vid adgang for visninger til leiesøkende. For enkelte virksomheter kan det være aktuelt å avtale at samtykke er nødvendig før det kan holdes visninger. Utleieren vil ha en sterk interesse i at det holdes visninger for å få inn nye leietakere. Leietaker og utleier bør derfor finne en løsning som klarer å ta hensyn til begge parters interesser.
Hvis leietaker urettmessig nekter å gi utleier adgang, vil dette utgjøre et kontraktsbrudd. Utleier kan allikevel ikke utenom nødstilfeller fysisk ta seg inn i leielokalene. Bortsett fra i nødstilfellene trenger utleier en dom for adgang.
Videre bør leietaker være bevisst på hvordan sensitiv informasjon sikres fysisk i leielokalene, ettersom det av og til vil oppholde seg andre enn ansatte i leielokalene, som for eksempel renholdere og kunder. Leietaker bør også være bevisst på hva slags adgang andre enn ansatte får gjennom andre kontrakter enn leiekontrakten. Man bør være ekstra påpasselig for andres adgang til leielokalene i kontortiden, da sensitiv informasjon på PC-er og dokumenter typisk er lettere tilgjengelig da enn etter endt arbeidsdag.
