Utgangspunktet er at arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett normalt kan kreve at de ansatte møter fysisk på jobb. Arbeidsstedet vil som regel være inntatt i ansettelseskontrakten. Forutsetningen for at arbeidsgiver skal kunne kreve oppmøte er at det ikke er inngått andre avtaler med den enkelte og at påbud om hjemmekontor fra myndighetenes side er blitt opphevet.
Et pålegg om å møte fysisk på jobb forutsetter at det er mulig å ivareta adekvate smittevernhensyn på den konkrete arbeidsplassen, og at arbeidsgiver foretar risikovurderinger samt iverksetter nødvendige tiltak ut fra myndighetenes pålegg og anbefalinger til enhver tid. De ansatte har rett til å oppleve arbeidsplassen som et trygt sted å være. At en ansatt har høy smittefrykt, vil derimot ikke i seg selv gjøre at vedkommende kan nekte å stille på kontoret dersom objektive forhold tilsier at det er forsvarlig. Samtidig må det gjøres individuelle vurderinger, særlig der vedkommende er i en utsatt gruppe (f.eks. med varig eller midlertidig nedsatt immunforsvar).
Artikkelforfatter: Ingvild Solli, fast advokat i Wiersholm. Hun arbeider hovedsakelig med arbeidsrett og prosedyre, og bistår med løpende rådgivning, utredning og tvisteløsning blant annet i tilknytning til nedbemanningsprosesser, virksomhetsoverdragelser og ved spørsmål om innleie av arbeidskraft.
Vurderingen av hvorvidt det er forsvarlig å møte fysisk på jobb før pandemien er helt over, vil kunne slå annerledes ut for åpne landskap der de ansatte sitter relativt tett i motsetning til der de ansatte har egne kontorer, eller det på andre måter er lettere å opprettholde avstand. Arbeidsgiver bør involvere de ansattes verneombud og arbeidsmiljølovutvalget i vurderingene av hva som vil representere aktuelle tiltak på det enkelte arbeidsstedet.
For de fleste stillinger vil arbeidsgiver ikke kunne kreve at de ansatte opplyser hvorvidt de er vaksinerte eller ikke, eller stille krav om vaksinasjon for å møte på kontoret. Arbeidsgiver kan heller ikke kreve at ansatte på generelt grunnlag avlegger covid-19 test som et smittevernstiltak. Arbeidsgiver kan imidlertid oppfordre, motivere og tilrettelegge både for vaksine og testing ved behov, og kan også kreve at de ansatte følger adekvate smittevernstiltak som arbeidsgiver har innført, eksempelvis vask av hender, avstandsregler, soneinndeling på arbeidsplassen og liknende.
Kan arbeidsgiver pålegge ansatte å jobbe fra hjemmekontor?
Arbeidsgiver kan i en normalsituasjon ikke ensidig kreve at ansatte fortsetter å utføre arbeidet sitt fra hjemmekontor. Dette gjelder altså såfremt ikke smittesituasjonen og myndighetenes anbefalinger tilsier noe annet. I en normalsituasjon må hjemmekontor som en fast ordning inngås i form av en skriftlig avtale i tråd med de krav som følger av hjemmekontorforskriften. Avtalen skal blant annet inneholde bestemmelser om omfang av arbeidet, arbeidstid og tilgjengelighet, eventuelt forventet varighet, adgangen til å si opp eller endre avtalen og frister, drift og vedlikehold av utstyr og oppbevaring av dokumenter.
Arbeidsgivere som ønsker å innføre en fast hjemmekontorordning en eller flere dager i uken, bør normalt først se på muligheten for å innføre frivillige ordninger, der de som ønsker det kan inngå avtaler om hjemmekontor innenfor de rammer som arbeidsgiver tilbyr. Dersom arbeidsgiver planlegger å redusere kontorlokalene vesentlig, eller arbeidsgiver vurderer å ikke ha kontorlokaler i det hele tatt, vil en mer formell omorganisering av virksomheten kunne bli aktualisert. Dette kan også tenkes dersom de eksisterende lokalene blir for små, f.eks. på grunn av vekst i antallet ansatte. Fast hjemmekontorordning krever i så fall grundige vurderinger og forberedelser, og må være saklig begrunnet i virksomhetens forretningsmessige, strategiske eller økonomiske behov. Gitt at saklig grunnlag for slik omorganisering foreligger, og man ikke oppnår frivillighet, vil det kunne føre til at arbeidsgiver iverksetter formelle oppsigelser med tilbud om ny avtale («endringsoppsigelser»). Ansatte vil da altså i ytterste konsekvens kunne risikere oppsigelse fra stillingen dersom de takker nei til å jobbe helt eller delvis fra hjemmekontor. Hvorvidt det i enkelte tilfeller faktisk vil være saklig grunnlag for oppsigelse basert på nedleggelse av kontorlokaler (eller økning av ansatte uten samtidig å øke kontorarealet), må vurderes konkret. Det er i denne sammenheng viktig å huske på at arbeidsgivers plikter relatert til HMS og at ansvaret for et fullt forsvarlig fysisk og psykisk arbeidsmiljø fortsatt må ivaretas, dvs. også for de av medarbeiderne som helt eller delvis arbeider fra hjemmekontor, uansett om dette følger av frivillig avtale.
Fleksible løsninger og fremtidens kontorlokaler
Flere eksperter spår at hybridløsninger og fleksible løsninger vil bli den nye normalen i arbeidslivet. Selv om de fleste erkjenner at fysiske treffpunkter mellom kollegaer er viktig, har effektiviteten på hjemmekontor under pandemien fungert over forventning. Ansatte som tidligere har jobbet i åpne landskap har fått mulighet til å jobbe mer konsentrert og uforstyrret, noe som i mange tilfeller har gitt økt trivsel for den ansatte og økt effektivitet for arbeidsgiver. Mange store virksomheter er allerede i gang med å implementere fleksible løsninger og mener at det gir et konkurransefortrinn i kampen om de mest attraktive ansatte. Fleksible hjemmekontorløsninger gir også – i motsetning til et pålegg om hjemmekontor – et godt alternativ til ansatte som ikke har en gunstig hjemmekontorsituasjon eller som av andre grunner ønsker å ha en kontorplass å gå til.
Det kan imidlertid være verdt å merke seg på at virksomheter som beslutter at ansatte skal ha en delt løsning mellom kontor og hjemme, og inngår avtaler med ansatte om å jobbe 3 dager fra kontor og 2 dager hjemme, ikke nødvendigvis uten videre kan kreve at de ansatte skal jobbe fullt fra kontoret igjen dersom løsningen ikke viser seg å være ønskelig på sikt.
Arbeidsgivers utfordring kan dernest tenkes å bli hvordan de potensielt halvtomme kontorlokalene skal forvaltes. Dersom kun halvparten av de ansatte er på jobb samtidig, eller det kanskje noen få dager blir nærmest folketomt, vil også behovet for kontorlokaler endres. Arbeidsgiver vil kunne tilpasse sitt behov for kontorlokaler ved for eksempel å leie ut deler av kontorlokalene på fleksible hjemmekontordager slik at man sikrer effektiv bruk av dyre lokaler og ansatte slipper følelsen av å jobbe i halvtomme, «glisne» lokaler. Videre må arbeidsgiver kanskje mer bevisst sikre arbeidsplassen som et attraktivt alternativ til hjemmekontoret, både ved å etablere sosiale treffpunkter som bygger bedriftskulturen og muligheten til å jobbe på en effektiv måte, også med hybride arbeidsformer. Dette er igjen noe som vil kunne føre til behov for endringer i utformingen av dagens kontorløsninger.
