Gjennom det siste året har vi fått mange åpenbaringer. De aller fleste arbeidsoppgavene kan utføres hjemmefra. Småbarnsforeldre har følt at tidsklemma har blitt borte. Savner vi egentlig kollegaer eller sosial kontakt?  Mange selskaper leverer gode resultater med hele arbeidsstokken på hjemmekontor. Alt dette er med på å kaste om på hvordan vi ser på kontoret.

Nå har visjonære beslutningstagere en mulighet til å omdefinere hva en arbeidsplass er. Det er åpenbart et potensiale for både arbeidsgivere og arbeidstakere, og ikke minst for miljøet. Arbeidsgivere kan leie mindre arealer.  Arbeidstakere kan få en større fleksibilitet til å jobbe der de er mest effektive. Dersom arbeidsreiser inn til byene reduseres kan det bli mindre behov for veiutbygginger.

Vi trenger fortsatt møteplasser og arbeidsplasser, men i en annen mer fleksibel form. Vi skal ikke tilbake til 90-tallets ideal. Mange pulter stablet inn i kontorlandskap er det ingen som savner. Selskapene må kartlegge arbeidsprosessene og de ansattes behov, eller kanskje kan ansatte selv få definere hvordan og hvor de jobber best? Det finnes ingen unnskyldning for å ikke gripe muligheten – til det er potensialet for stort.

Ønsker hjemmekontor
Å gjøre ingenting er ingen varig løsning. En fersk undersøkelse viste at to av tre arbeidstagere ønsker å jobbe hjemmefra noen dager i uken, og dette vil medføre enda mer glisne kontorer enn før pandemien. Et arbeidsmiljø uten kompetansedeling med et hav av tomme pulter er det få som ønsker seg.

En konsekvens av dette er at både leietagere og gårdeiere må få bedre kontroll på hvordan arealene blir utnyttet. Når bruken av arealene er mindre statiske, må fingeren være på pulsen i mye større grad enn før. Leietagere og gårdeiere bør investere i systemer som gir dem innsikt i arealbruk. Beslutningstagere bør ha et tett forhold til trendene som viser hvordan bruken endrer seg over tid slik at de til enhver tid leier så riktig areal som mulig.

Et viktig stikkord er fleksibilitet. Ingen beslutningstaker med erfaringer fra det siste året vil kopiere kravspesifikasjonen fra forrige gang. Når leietagere i enda større grad enn før krever fleksible arealer må gårdeiere også ha god kontroll på hvordan byggene deres blir brukt for å kunne tilby denne fleksibiliteten.

 

Grafen over viser bruken av alle etasjene i kontorbygget Karvesvingen 5 igjennom en typisk uke.

Et skifte til en mer dynamisk bruk av bygg er ikke enkelt kulturelt. Man må ha organisasjonen med seg. De som tar for lett på dette vil sannsynligvis feile. Arbeidsgivere vil kunne redusere kostnader, men det er nok klokt å gi noe tilbake til de ansatte. Skal arbeidsplassen nå gå over til å bli en møteplass, bør kvaliteten økes. De arealene som er igjen må bidra til at de ansatte ønsker seg tilbake på jobb. En arbeidspult og en skjerm har nå mange allerede fått seg hjemme i stuen eller på kjøkkenet.

Tilpasses den enkelte
Hvordan dette ser ut vil helt sikkert variere veldig fra organisasjon til organisasjon. Det finnes allerede flere eksempler som kan gi hint om hvordan en slik framtid kan se ut. Ernst & Young har inngått en avtale med Schage eiendom og Spaces om en fleksibel modell når de flytter til Stortorvet i 2023 med en kombinasjon av faste arealer og coworking. Höegh Eiendom har lansert en hybrid modell der Ö skal tilby fleksibilitet også til de store leietakerne. De fleste coworking-aktørene planlegger utvidelser. Orbit har som ambisjon å samle alle arbeidsplasser og møteplasser i en digital plattform. Bare i sentrale Oslo er det over 14.000 Coworking-plasser og over 30 % av disse står i dag tomme. OBOS lanserer nærkontorkonseptet hvor medlemmer kan rusle ned til kontorfellesskapet og få dekt sine sosiale behov av naboer på tilpassede arbeidsplasser uten å måtte reise inn til kontoret. Politikere har tatt til orde for at statsansatte kan bo hvor de vi i landet uten plikt til å møte på et sentralisert kontor i en av storbyene.

På mange måter har pandemien delvis kortsluttet byen som en markedsplass. Kolonialbilen plukker med seg mat, småelektronikk og leker fra Sprell rett fra hovedlageret på Lørenskog. Konferanser, kokkekurs og yogatimer streames på Teams og alle kontoransatte selger sine timer rett fra kjøkkenbenken. Det meldes om netto utflytting fra Oslo og flere som velger å bosette seg med lenger pendleravstand.

Modellen for fremtidens kontor er usikker. Nå er imidlertid muligheten der for å skape en modell som bidrar til mer fornøyde ansatte, reduserte kostander og store miljøfordeler. Dersom det ikke jobbes aktivt med å forstå endringene risikerer organisasjoner at deres kontor blir som videobutikken på hjørnet:

Vi savner den av og til, men til syvende og sist var det som kom etterpå så utrolig mye bedre.