Som følge av koronasituasjonen har hjemmekontor blitt den nye hverdagen for mange. I mange tilfeller har både ansatte og arbeidsgivere opplevd hjemmekontor som positivt, og flere ønsker å innføre dette som en fast ordning. En fast ordning med hjemmekontor er underlagt en egen forskrift, som gjelder i tillegg til arbeidsmiljøloven. Forskriften både supplerer og unntar en rekke bestemmelser i arbeidsmiljøloven, og det stilles krav til en egen avtale om bruk av hjemmekontor.

Kan arbeidsgiver ensidig pålegge hjemmekontor?

Arbeidsgiver har ingen lovhjemmel for å pålegge hjemmekontor. Arbeidsgiver kan imidlertid i medhold av styringsretten pålegge hjemmekontor i visse situasjoner. Styringsretten defineres som arbeidsgivers rett til å lede, kontrollere og organisere arbeidet innenfor rammene av arbeidsforholdet. Grensene for styringsretten vil blant annet bero på arbeidsavtalen, gjeldende tariffavtaler, omstendighetene rundt ansettelsen, sedvaner i bransjen, praksis i det aktuelle arbeidsforhold og hva som er rimelig i lys av samfunnsutviklingen. Når myndighetene i koronasituasjonen har pålagt og anbefalt hjemmekontor, så kan arbeidsgiver pålegge dette etter styringsretten. I enkelte kommuner gjelder også egne forskrifter som sier at arbeidsgiver skal tilrettelegge for hjemmekontor så langt det er praktisk mulig, som for eksempel Oslo kommune. Når hjemmekontor ikke lenger kan begrunnes i myndighetenes pålegg eller anbefalinger, så kan arbeidsgiver som utgangspunkt ikke pålegge hjemmekontor med mindre dette er avtalt med den ansatte.

Hvilke regler gjelder ved hjemmekontor?

Arbeid fra hjemmekontor reguleres av arbeidsmiljøloven. I tillegg gjelder forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem. Forskriften unntar imidlertid “kortvarig eller tilfeldig” arbeid fra hjemmekontor. Dersom det for eksempel avtales at en ansatte skal jobbe fast 1 dag i uken fra hjemmekontor, så vil forskriften gjelde. Dersom hjemmekontor tilbys som en del av en fleksibel arbeidstidsordning, som den ansatte kan velge å benytte seg, så må det gjøres en nærmere vurdering av om ordningen omfattes eller ikke. Varigheten og omfanget vil ha betydning for om forskriften vil gjelde.

Arbeidstilsynet, som gir veiledning om forskriften, har uttalt at de fleste tilfeller med hjemmekontor som følge av koronasituasjonen ikke omfattes av forskriften ettersom dette er en midlertidig situasjon. Når hjemmekontor ikke lenger er begrunnet i offentlige myndigheters anbefalinger eller lovgivning, så vil en fortsatt bruk av hjemmekontor som hel eller delvis ordning falle inn under forskriften.

Krav til skriftlig avtale om hjemmekontor

Dersom forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem gjelder, så skal det inngås en skriftlig avtale om hjemmekontor. Denne avtalen kommer i tillegg til arbeidsavtalen. Avtalen skal som minimum inneholde bestemmelser om omfang, arbeidstid og eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr, i tillegg til eventuelle bestemmelser om arbeidstakers tilgjengelighet, prøvetid for ordningen, endrings- og oppsigelsesgang, avtalens varighet og bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Ettersom etterfølgende forhold kan medføre at en avtale om hjemmekontor ikke lenger er ønskelig, er det anbefalt å innta bestemmelser om både prøvetid og oppsigelsesadgang. En oppsigelsesadgang vil bare gjelde avtalen om hjemmekontor og ikke arbeidsforholdet som sådan. Uten slike bestemmelser er det sannsynlig at arbeidsgiver må gå til oppsigelse av den ansatte for å endre arbeidsplassen fra hjemmekontor til kontoret (såkalt endringsoppsigelse).

Det er også viktig at avtalen innehar gode bestemmelser om omfang, plassering av arbeidstid og arbeidstakers tilgjengelighet, så det ikke oppstår uklarheter rundt dette. Forskriften regulerer ikke hvem som skal bære kostnadene for utstyr til hjemmekontoret, så dette er også viktig å regulere i avtalen.

Et annet viktig punkt er å etablere rutiner for informasjonssikkerhet på hjemmekontor, for å sikre at virksomhetssensitiv informasjon ikke deles med uvedkommende eller kommer på avveie.

Det gjelder andre arbeidstidsbestemmelser for fast hjemmekontor

Dersom forskriften kommer til anvendelse, så reguleres arbeidstiden av forskriften § 6. Forskriften unntar en rekke sentrale bestemmelser om arbeidstid i arbeidsmiljøloven. Dersom den ansatte jobber delvis på hjemmekontor og delvis fra kontoret, så må imidlertid arbeidsgiver forholde seg til to regelsett (ett for hjemmekontor og ett for arbeidsstedet).

På hjemmekontor så er den alminnelige arbeidstiden 40 timer i uken og pålagt arbeid utover dette er overtid (som er likt i arbeidsmiljøloven). Den totale arbeidstiden på hjemmekontor (dvs. alminnelig arbeidstid og overtid) kan i gjennomsnitt ikke overstige 48 timer i uken i løpet av en 4-månedersperiode. Denne begrensningen gjelder også for ansatte som delvis arbeider fra hjemmekontor, men slik at den totale arbeidstiden fra hjemmekontor og utenfor hjemmet skal være innenfor disse rammene.

Forskriftens bestemmelser om arbeidstid gir til en viss grad større rom for fleksibilitet ved at det kan jobbes mer enn 9 timer per dag uten at dette trigger overtid og at nattarbeid defineres fra klokken 23.00-06.00 eller 24.00-07.00.

Ansatte som har en ledende eller særlig uavhengig stilling omfattes ikke av forskriften § 6.

Krav til arbeidsmiljøet på hjemmekontor

Dersom forskriften kommer til anvendelse, så gjelder ikke en rekke sentrale HMS-bestemmelser i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver skal imidlertid så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontor er fullt forsvarlige. Dette innebærer blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke skal medføre uheldige fysiske belastninger for den ansatte. Hva som ligger i “fullt forsvarlig” beror på en konkret vurdering, og det kan stille seg annerledes fra ansatt til ansatt.

Verken arbeidsgiver eller verneombud har tilgang til arbeidstakers hjemmekontor uten etter særskilt avtale. Det er derfor sentralt at arbeidsgiver og arbeidstaker har en god dialog rundt arbeidsforholdene på hjemmekontor før det inngås en avtale om hjemmekontor, samt at arbeidsgiver proaktivt følger dette opp underveis.  Arbeid på hjemmekontor skal inngå i arbeidsgivers internkontroll. Arbeidstaker skal på sin side medvirke til gjennomføringen av de tiltak som blir iverksatt for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø.

Det kan komme endringer i regelverket

Arbeids- og sosialdepartementet har kalt inn arbeidslivets parter til et møte om forskriften med formål om å se på om reglene for hjemmekontor skal endres. Forskriften trådte i kraft i 2002 og arbeidsministeren har påpekt at reglene trolig er modne for oppdateringer. (Kilde: Dagens Perspektiv).