Møbelgiganten Vitra har gått dypt inn i de ulike problemstillingene som nå dukker opp på kontorarbeidsplassene etter koronaviruset Covid-19s inntog hos folk og bedrifter. Vitra har utviklet flere e-aviser og kommer med flere hypoteser om hvordan arbeidslivet vil bli preget av viruset (og potensielle kommende virus). Leietakere og de ansatte må forvente store forandringer i tiden fremover for å redusere smitterisiko og legge til rette for at viruset ikke blusser opp igjen i en ny bølge.

Må jobbe med utformingen

Vitra skriver at det må gjøres flere vurderinger når man skal designe et koronafritt kontormiljø. «Den umiddelbare returneringen til det fysiske kontoret krever visse tiltak innenfor utformingen av arbeidsplassene og møblene for å beskytte ansatte og stanse videre spredning av viruset», skriver Vitra i den første e-avisen.

På kort sikt ser Vitra økt fokus på hygiene og mer bruk av hjemmekontor for de ansatte. På mellomlang sikt vil bedriftene endre hvor og hvordan de ansatte møtes det vil komme nye regler for hvordan man skal bruke fellesarealene og hvordan kontormiljøene skal utformes. På lang sikt mener Vitra at det fysiske kontormiljøet i mye større grad enn tidligere blir en bevisst investering fra bedriftenes side.

Fokus på hygiene

Økt fokus på hygiene vil påvirke hvilke materialer som er på kontorene og gi mer automatiske løsninger. Vitra mener at man vil se mer selvåpnende dører og heiser hvor man ikke trenger trykke på knapper. Kaffesonene blir tilrettelagt for så lite «touch» som mulig, mens kantinetilbudet vil endres mer i retning av at man henter porsjoner og betaler kontantfritt. Kantinen vil også ha bord og stoler som lett kan desinfiseres og unødvendige delte gjenstander som saltbørser vil bli fjernet.

Vitra mener det også er grunn til å tro at tekstiler og andre gjenstander som er vanskelige å holde rent vil bli valgt bort til fordel for materialer som kan vaskes lett.

Samtidig vil utsatte grupper kunne bli tilbudt alternative kontorløsninger, for eksempel egne lukkede kontorplasser eller i noen tilfeller egne etasjer.

Ifølge Vitra vil nye helsestandarder endre hvordan vi bruker offentlige rom og transport.  Venteområder skal være store nok til at folk kan holde sosial distanse, og de vil bli rengjort flere ganger om dagen.

Vitra anbefaler også alle bedrifter å ha overflater som er enkle å rengjøre og desinfisere.

Det «korona-trygge» kontoret

Vitra skriver at de langsiktige implikasjonene og effektene av Covid-19 fortsatt er ukjente, men at når de ansatte kommer tilbake til kontoret må arbeidsplassene og møbleringen endres sånn at de beskyttes og man forhindrer smitte.

Blant tiltakene som listes opp er å opprette interne transittsoner for å sørge for sosial distansering, mer bruk av hjemmekontor, mindre grupper når det skal samarbeides, større plass mellom hver kontorplass og mer bruk av skillevegger.

Vitra trekker frem et eksempel på et åpent kontorlandskap på 371 kvadratmeter og 64 arbeidsplasser, hvorav 25 er vanlige kontorplasser, 6 er plasser i møterom, 11 er i kommunikasjonsområder, 6 er i såkalte «touch down»-områder, 2 er i stillerom, 8 er i kaféen og 6 er i workshop-området. Etter å ha justert til en «korona-trygg»-innredning, tas antall arbeidsplasser ned til 34 arbeidsplasser. Av disse er 14 er vanlige kontorplasser, 3 er plasser i møterom, 6 er i kommunikasjonsområder, 3 er i såkalte «touch down»-områder, 2 er i stillerom, 8 er i kaféen og 6 er i workshop-området.

Det samme arealet får dermed plass til 30 færre arbeidsplasser når bedriften skal sikre et trygt arbeidsmiljø med tanke på Covid-19-viruset.

Ny balanse mellom jobb og fritid

Etter Covid-19 har mange selskaper sendt sine ansatte til hjemmekontor, med bruk av Teams, Whereby og andre videomøteløsninger. Vitra skriver at dette ufrivillige eksperimentet har demonstrert at teknologien er tilgjengelig, den fungerer og man oppnår produktivitet og godt samarbeid fra hjemmekontoret. Møbelgiganten tror dette vil gjøre det vanskeligere for bedrifter å nekte sine ansatte å jobbe hjemmefra.

«Talenter vil foreta et bevisst valg etter å ha opplevd et arbeidsliv uten pendling og slitsomme reiser og heller ha brukt kvalitetstid sammen med sine kjære: Vil min arbeidsgiver gi meg friheten til å selv styre min arbeidsdag så lenge jeg leverer? Vil min arbeidsgiver la meg bo der hvor jeg kan oppnå høyere levestandard uten at jeg må bruke timer på vei til jobb med bil eller tog? Å la folk jobbe borte fra den fysiske arbeidsplassen gir et selskap tilgang til en global talentpool og reduserer samtidig det økologiske fotavtrykket», skriver Vitra i rapporten og mener de som jobber hjemmefra hele tiden må vise at de skaper verdier.

Å jobbe hjemmefra skaper ifølge Vitra en kultur som aksepterer mer måling av resultater og produktivitet og gjør manglende leveranser mer synlige.

En av konsekvensene etter Covid-19 kan bli at en del av arbeidsstyrken kan velge å jobbe hjemmefra (eller borte fra kontoret) i minst en del av uken. Det kan redusere tettheten på kontoret og dermed gi rom for den nødvendige fysiske distansen mellom de som er på jobb. Samtidig krever det å jobbe hjemmefra en mer dedikert arbeidsplass hjemme, slik at man kan jobbe i flere timer uten distraksjoner.

Å dedikere et område i huset til hjemmekontoret sikrer konfidensialitet når det er nødvendig og sørger også for at den ansatte kan skille mellom jobb på hjemmekontoret og fritid i resten av boligen.

Møteplasser og sosial distansering

Noe av det viktigste myndighetene gjorde for å håndtere Covid-19 var å forby store forsamlinger og oppfordre til sosial distansering, med avstand mellom hver person. Flere av kontorbedriftene har lagt opp til at arbeidsplassen skal fungere som møteplasser, hvor samhandling skal lede til nye ideer og kreativ utvikling.

Vitra mener bedriftene nå trenger nye løsninger som sikrer at folk fortsetter å møtes uten å risikere smitte ved eventuell sykdom. Møterommene vil trolig få lavere kapasitet, med reduksjon i antall stoler. Uformelle møter vil finne sted stående i åpne områder og det vil bli tatt bort stoler der de i dag er for tett. Flere møter vil trolig også bli flyttet ut når været tillater det.

De aller minste møterommene vil ifølge Vitra trolig bli enkle arbeidskontorer for en person, med fokus på vanlig arbeid, telefonsamtaler eller videomøter.

Adskilte soner

I en sør-koreansk bedrift var det et utbrudd av Covid-19 i begynnelsen av mars i år. Totalt var det 811 som jobbet i samme bygning og etter å ha testet alle, fant man ut at 97 hadde viruset. Men av de 97 smittede, jobbet hele 94 i 11. etasje i callsenteret i bedriften, hvorav 79 var i samme avdeling. Til tross for at de ansatte i bygningen hadde flere felles kontaktpunkter (inngangsparti, heis, trapper, og toaletter), var det nesten ingen smittede i de andre etasjene.

Totalt var det 216 ansatte i etasjen med de mange smittede, noe som gir en smitteandel på hele 43,5 prosent. Samtidig var avdelingen med de mange smittede delt opp i hovedsakelig to åpne kontorområder (pluss noen mindre). Det var et stort åpent kontorområde hvor 137 ansatte var fordelt på 21 rader og et mindre åpent område hvor 61 ansatte var fordelt på 11 rader. I det store området ble det bekreftet 79 smittede, som gir en smitteandel på avdelingen på hele 57 prosent. I det lille området ble det bare bekreftet fire smittede, som gir en andel på 7,1 prosent.

Vitra konkluderer med at resultatene fra bygget viser at det er en høy risiko for å bli smittet på arbeidsplassen når man har en langvarig fysisk kontakt, men at man ved målrettede tiltak og strategier kan redusere spredningen av viruset på arbdeidsplassen.