Det finnes vel knapt nok den arbeidsplass lenger som ikke har lunsj- og mattilbud til sine ansatte, men belager seg på at ansatte har med matpakker. Det et mange ulike måter å organisere kantinetilbudet på arbeidsplasser. Noen velger å ha et enkelt mattilbud som organiseres internt, andre setter ut driften til en kantinedriver og i enkelte kontorbygg er det et felles kantinetilbud for leietakerne i bygget. Felles for disse er at de skaper noen skatte og avgiftsmessige problemstillinger som det er viktig å være klar over ved organiseringen av kantinetilbudet.
Rimelig mat – spørsmål om skatteplikt for ansatte
I utgangspunktet er enhver fordel vunnet ved arbeid er en skattepliktig ytelse for ansatte. Samtidig regnes rimelige velferdstiltak som gis til alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften, likevel ikke som skattepliktig inntekt for ansatte. Dette vil også gjelde rimelig mat i en bedriftskantine som er subsidiert av arbeidsgiver.
Det er imidlertid en forutsetning for at subsidieringen av mat ikke skal anses som en skattepliktig fordel for de ansatte, at betalingen fra ansatte minimum dekker råvarekostnadene til maten som serveres. Dersom maten serveres fra ekstern leverandør, må råvarekostnadene spesifiseres ved fakturering slik at det fremgår hvilken del som er råvarekostnaden. Dersom dette ikke gjøres har skatteetaten uttalt at ansattes egenbetaling må dekke hele kostnaden for å unngå skatteplikt.
Hvis ansatte ikke foretar egenbetaling, eller egenbetaling ikke dekker råvarekosten, må arbeidsgiver innberette fordelen som ansatte mottar som en skattepliktig fordel.
Det er for øvrig godtatt at det er en ordning hvor arbeidsgiver som utgangspunkt betaler hele serveringskostnaden og gjennomfører egenbetalingen fra hver ansatt gjennom trekk i lønn, så lenge trekket dekker råvarekostnadene. Det er også godtatt at arbeidsgivere fullt ut dekker utgifter til frukt, juice, melk, kaffe, te el.l. uten at dette utløser skatteplikt.
Det er videre vert å merke seg at ordningen med at bedrifter som ikke har kantine kan yte tilskudd til matkuponger for ansatte ble avskaffet med virkning fra 2019, slik at slike tilskudd nå som utgangspunkt vil anses som en skattepliktig fordel for ansatte.
Når arbeidsgiver driver egen matservering/kantine
Serveringstjenester og salg av mat og drikke er som utgangspunkt avgiftspliktig omsetning. Kantiner som er sterkt subsidiert og som drives i egenregi av arbeidsgiver vil imidlertid ofte ikke være drevet i næring, som er en forutsetning for avgiftsplikt. I slike tilfeller skal dermed egenbetalingen som oppkreves fra ansatte ikke tillegges merverdiavgift. Samtidig vil arbeidsgiver ikke ha fradragsrett for merverdiavgift på kjøp av mat og drikke som skal serveres eller driften av slike kantiner. Det er imidlertid en særregel i merverdiavgiftsloven som angir at bedriftskantiner (i for øvrig avgiftspliktige virksomheter) likevel har rett til fradrag for merverdiavgift på utgifter til oppføring og påkostning av kantinen. Det samme gjelder for utgifter til vedlikehold og reparasjon.
Når det gjelder skatt er utgifter til bedriftskantine som utgangspunkt fradragsberettiget for arbeidsgiver ved at løpende utgifter (herunder vedlikehold) kan fradragsføres forløpende, mens utgifter til oppføring/påkostning som hovedregel må aktiveres. Arbeidsgiver har videre i alminnelighet skattemessig fradragsrett for kostnader til velferdstiltak for ansatte når kostnadene er pådratt av hensyn til de ansattes interesser og er knyttet til arbeidsgiverens inntektsgivende aktivitet.
Kantiner som drives av eksterne
En ekstern driver av kantiner vil normalt drive sin virksomhet i næring (selv om det unntaksvis ikke er tilfelle), og serveringstjenester og omsetningen av mat og drikke vil i tilfelle være avgiftspliktig omsetning. Dette innebærer også at kantinedriver vil ha full fradragsrett for merverdiavgift på sine kostnader.
For å tilby ansatte et rimelig lunsjtilbud ønsker mange arbeidsgivere å subsidiere driften av kantinen, og slik subsidiering reiser noen avgiftsmessige spørsmål. En problemstilling er at arbeidsgiver ikke har fradragsrett for merverdiavgift på kostnader til servering eller naturalavlønning av ansatte. Dersom subsidieringen er å anse som avgiftspliktig betaling for servering eller mat og drikke til ansatte, vil dermed arbeidsgiver ikke ha fradragsrett for denne merverdiavgiften.
Det har imidlertid utviklet seg en praksis hvor skatteetaten godtar at det gis ikke avgiftspliktig driftstilskudd til kantinedriver, såkalte «kantinebidrag», uten at dette anses som avgiftspliktig omsetning. Dette kan omfatte både pengebeløp og verdien av å stille lokaler og inventar til rådighet vederlagsfritt. Forutsetningen for at slike kantinebidrag ikke anses som omsetning, og dermed kan unntas merverdiavgift, er at det dreier seg om rene driftstilskudd og ikke er direkte knyttet til reduksjon av prisene i kantinen eller knytter seg eksempelvis til antall serverte måltider. Samtidig godtas at tilskuddet kommer bedriftens ansatte til gode i form av lavere priser enn de ansatte ellers ville ha fått uten slik støtte. Det er etter vår erfaring viktig å ha et bevisst forhold til hvordan slike avtaler om tilskudd utformes og etterleves, da det kan være en glidende grense mellom kantinebidrag og avgiftspliktig omsetning.
Det er videre uttalt fra skatteeten at rene driftstilskudd fra arbeidsgiver til kantinedriver som ikke anses som omsetning, som utgangspunkt ikke påvirker kantinedrivers fradragsrett for merverdiavgift på egne kostnader.
Dersom arbeidsgiver også mottar faktura for serveringstjenestene fra kantinedriver, og evt. viderebelaster (deler av) disse til arbeidstakeren som trekk i lønn, vil arbeidsgiver ikke ha fradragsrett for merverdiavgiften på disse serveringstjenestene.
Forholdet til huseier og leievederlag
Arealer som utleies til bruk som bedriftskantiner i avgiftspliktig virksomhet vil kunne inngå i utleiers frivillige registrering, og for kostnader som pådras av huseier vil det i tilfelle være full fradragsrett for merverdiavgift både for oppførings- og vedlikeholdskostnader og for driftsutgifter som faktureres som en del av leievederlaget.
Arbeidsgiver som er leietaker vil imidlertid ikke har fradragsrett for inngående merverdiavgift på den delen av husleien/felleskostnader som refererer seg til dekning av driftsutgifter for kantinen, og skatteetaten stiller krav til at leietakeren må foreta en fordeling av husleien mellom oppførings-/vedlikeholdskostnader som er fradragsberettiget og driftskostnader hvor det ikke foreligger fradragsrett for merverdiavgift. I praksis vil leietakers plikt til fordeling av merverdiavgiften være krevende da det mangler informasjon om hvordan disse kostnadene fordeler seg. For at leietaker skal være i stand til å foreta fordelingen må det derfor kreves at utleier splitter spesifiseringen på fakturaen, slik at driftsutgiftene knyttet til kantina fremkommer særskilt.
