Slik forebygges konflikter, uforutsette tilleggskostnader og forventninger som ikke blir innfridd. Kravspesifikasjonen legger også grunnlaget for innhenting av pris fra utførende entreprenører. Den kan utarbeides enten av utleier eller av leietaker.

En god kravspesifikasjon skal kort sagt bidra til å forhindre ubehagelige overraskelser for alle involverte. Likevel ser vi stadig mangelfulle kravspesifikasjoner. Vi i OPAK opplever eksempler når vi i etterkant kommer inn, hvor kravspesifikasjon enten mangler helt eller er uhensiktsmessig. Det kan føre til store praktiske og økonomiske konsekvenser.

I utgangspunktet burde det være enkelt: for å unngå konflikt, blir man i en kravspesifikasjon enige i forkant. I praksis er det ofte mer komplisert. Leietakere har gjerne høye forventninger til avanserte løsninger i et bygg, mens utleiere foretrekker å ikke være prøvekaniner for ny teknologi. Ofte har ikke partene all den kompetansen som må til for å komme frem til en avtale som gir dem begge nødvendig trygghet.

Hanne Aaby, jurist i OPAK

Moderne bygg, enten de er nye eller rehabiliterte, er ofte teknisk svært avanserte. Den som er ansvarlig for utarbeidelse av kravspesifikasjonen må ha all nødvendig kompetanse for å kunne håndtere faktorer som ambisjonsnivå og kompleksitet knyttet til leiearealer og arbeidsprosesser. Vår erfaring i OPAK er at høye miljøambisjoner og økende krav til komfort og regulering, stiller stadig større krav til teknisk kompetanse og tverrfaglig forståelse for utarbeidelse av kravspesifikasjoner. Manglende kompetanse medfører dessverre svært ofte at det stilles krav som er uheldige, upresise eller direkte i strid med hverandre.

Stor variasjon

Bruken av kravspesifikasjon varierer sterkt; mange profesjonelle utleiere bruker fagkonsulenter eller har egne ressurser, mens noen private leier ut «som det er». I begge tilfeller kan det opplagt bli dyrt for leietakere som ikke spesifiserer sine krav presist nok. Noen ganger kan tilsynelatende små detaljer medføre store kostnader hvis de må korrigeres i ettertid. Det er for eksempel vesentlig forskjell i pris og sikkerhet på forskjellige typer datakabling, og potensielt kostbart å demontere himlinger m.m. for å bytte dem i etterkant. Mangelfulle kravspesifikasjoner kan resultere i at leietakere bare får et minimum av ventilasjon, varme, klima, elektro, sikkerhet, takhøyde, universell utforming, energieffektivitet, og så videre.

Utleiere står også overfor utfordringer som kan løses med gode kravspesifikasjoner. Markedet forventer stadig mer avanserte løsninger i bygg, og i en tid hvor «alt» er mulig kan det være vanskelig å finne frem til de riktige kompromissene. En for høy kravspesifikasjon, med unødvendig ambisiøse løsninger, kan føre til en høyere leie enn det markedet er villig til å betale. Samtidig skal bygg fremtidssikres med tekniske løsninger som holder lenge eller kan oppgraderes uten for høye kostnader. Best mulig vedlikehold gjør for eksempel at tekniske anlegg bør stå innendørs, i stedet for på tak, og at tekniske løsninger ikke bør ligge i skillevegger som kanskje senere skal flyttes eller rives.

Hensynet til miljø er nå en naturlig del av en kravspesifikasjon, ofte med betydelige forventninger fra både utleier og leietaker. Moderne teknologi gir muligheter for redusert energiforbruk, økt komfort og lavere kostnader. Men definisjonen på hva som er bærekraftig må ha et langsiktig perspektiv, ellers kan forventningene bli urealistiske. Det er ikke nødvendigvis miljøvennlig å bruke «kortreist» norsk granitt i et bygg hvis steinen først blir sendt til Kina for behandling.

Den som skal utarbeide en kravspesifikasjon må forstå leietakers behov, ønsker og forventninger, og kunne veilede brukere og andre involverte med begrensede forutsetninger for å forstå tekniske fagtermer, føringer og konsekvenser. Det er viktig at behov, målsetninger og økonomiske og fremdriftsmessige rammer forankres.

Bjørn Ulimoen prosjektleder i OPAK.

Ofte preget av «klipp og lim»

God kommunikasjon med brukere, leietakere, utleiere og entreprenører er helt nødvendig. Det må utarbeides en kravspesifikasjon som er hensiktsmessig, tilpasset ambisjonsnivå og den faktiske situasjonen. Vi ser alt for ofte at det benyttes kravspesifikasjoner fra tidligere leiekontrakter som er upresise, mangler relevans eller bærer preg av «klipp og lim», og gjerne inneholder motstridende krav.

En god kravspesifikasjon har gjennomtenkt og klart definert innhold. Det skal være tydelig hva som skal leveres, hvem som skal levere og hvem som skal betale. Det kreves et klart og tydelig språk, men også et bevisst forhold til omfanget av absolutte krav. Unødig bruk av absolutte krav kan gi økte kostnader og begrenset handlingsrom for å finne gode og hensiktsmessige løsninger. Svært ofte er det hensiktsmessig å knytte krav til spesifikke og definerte bransje- eller NS-standarder, byggdetaljblad etc. Dette reduserer faren for uklarheter og misforståelser vesentlig.

Innholdet i, og omfanget av kravspesifikasjonen må ses i sammenheng med øvrige avtaledokumenter for å unngå uklarhet og motstrid mellom de ulike avtaledokumentene. Det kan også med fordel utarbeides et dokument som regulerer hvordan endringer underveis i prosjektet skal håndteres. Det er viktig at kravspesifikasjonen utarbeides med forståelse for kommersielle forhold, kostnadskonsekvenser og rasjonelle løsninger, uavhengig av om kostnadene skal dekkes av utleier eller leietaker.

Det er viktig å søke nødvendig kompetanse i forbindelse med utarbeidelse av kravspesifikasjoner, enten man gjør dette i egen organisasjon eller innhenter ekstern bistand. Alle er tjent med klare og gode kravspesifikasjoner. Vi kan jo si det slik at det bør være krav om kravspesifikasjoner på kravspesifikasjoner.

Peter Ihlefeldt leietakerrådgiver i OPAK.