Tanken er at oppgavenes art skal styre medarbeidernes bevegelser gjennom arbeidsdagen. De har behov for å jobbe konsentrert, de trenger stillerom til telefonprat og konfidensielle samtaler, og de trenger uformelle omgivelser til faglig meningsutveksling. Slik kan man fortsette å ramse opp medarbeideres behov i en svært allsidig arbeidsdag.

Tilretteleggingen av det fysiske arbeidsmiljøet kan være så god den bare vil. Det gir likevel ingen garanti for at medarbeideren utnytter fleksibiliteten. Forskeren Jan Kristian Karlsen, som arbeider mye med fremtidens arbeidsliv, mener at ”mange opplever det å bli fratatt en fast arbeidsplass som en territorial trussel”. Mennesket er et vanedyr. Vi knytter oss til omgivelsene og liker å bygge rede, sier Karlsen.[1]

Det stemmer helt med min erfaring. Når vi har med mennesker å gjøre, hender det at kartet ikke stemmer med terrenget. De fleste går alltid samme vei til jobben, og mange velger alltid samme plass på bussen. Den gjengse medarbeider ønsker seg en base som skaper tilhørighet og gjør det mulig å bygge relasjoner. I bestrebelsene på å utnytte og strømlinjeforme arealet er vi derfor nødt til å balansere hensynet til effektiv arbeidsflyt med hensynet til motivasjon og trivsel. Gjør vi ikke det, får vi ingen av delene.

Kardinalspørsmålet er dette: Hva er det som får folk til å fungere godt sammen? Selv er jeg overbevist om at en riktig miks av faste rammer og fleksibilitet er det som skal til. Behovet for en viss regularitet i hverdagen må dekkes. De fleste foretrekker å sette seg på en fast plass eller i en fast sone når de kommer på jobb om morgenen, og arbeidsdagen er gjerne preget av faste ritualer: ved kaffemaskinen, i lunsjpausen osv. Dette er hovedårsaken til manglende praktisering av de varierte bevegelsesmønstrene som aktivitetsbaserte arbeidsplasser skal legge til rette for. Mulighetene er der, men folk bruker dem i begrenset grad.

Med et slikt bakteppe må målet justeres. Fleksibiliteten må ikke drives så langt at den virker mot sin hensikt. Folk koster mer enn kvadratmeter, fremhever Jan Kristian Karlsen i boken sin. Medarbeidereffektivitet har derfor større økonomisk verdi enn arealeffektivitet. Så enkelt er det.

Jeg har stor tro på aktivitetsbaserte arbeidsplasser, men sett med mine øyne må konseptet modifiseres.  Ved rett dosering av virkemidlene oppnår man

  • et fysisk arbeidsmiljø som stimulerer til samhandling og flyt
  • trivsel og variasjon gjennom arbeidsdagen
  • kostnadseffektiv arealutnyttelse

Forutsetningen er at vi som interiørarkitekter tar utgangspunkt i prinsippet om aktivitetsbasert arbeidsplassutforming, men erkjenner at organisasjoner og mennesker er forskjellige. Analysen vår må være grundig: Hvem må ha fast plass fordi oppgavene deres krever konsentrasjon eller konfidensialitet? Hvem har behov for en stabil arbeidsdag av andre grunner? Hvem kan overhodet ikke tenke seg fast plass? Når analysen foreligger, må modellene samkjøres slik at vi får en riktig mix av faste plasser og free seating. Det er først når vi kobler menneskelige behov sammen med jobbaktivitetene at det aktivitetsbaserte kontoret vil innfri forventningene.

1 Kilde: Jan Kristian Karlsen: Tid til arbeid – Tid til overs, Tidstyver, teknologi og åpne landskap, Cappelen Damm Akademisk, 2015.