De rettslige utgangspunktene
Husleieloven § 10-2 regulerer leietakers plikter i forbindelse med tilbakelevering av husrommet. Etter bestemmelsen kreves det at lokalet leveres tilbake i samme stand som ved overtakelsen. Næringsdrivende parter kan imidlertid avtale seg bort fra husleielovens bestemmelser. Utgangspunktet for leietakers plikter knyttet til tilbakelevering av lokaler er derfor avtalen mellom partene.
Ved bruk av standardavtalen fra Norsk Eiendom og NEF/FFN (Meglerstandarden) er kravene til leietaker ved fraflytting å tilbakelevere lokalet «ryddet, rengjort, med hele vindusruter og for øvrig i kontrakts og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand» etter punkt 22.2. Videre følger det at «Dersom vedlikeholdsplikten etter punkt 15 er oppfylt med alminnelige intervaller i Leieperioden, aksepterer Utleier normalt slit og elde frem til fraflytting».
Teksten i både husleieloven og meglerstandarden angir vurderingstemaet for partene ved tilbakelevering av lokaler, men den regulerer ikke utgangspunktet for vurderingene som skal foretas. Spørsmålet er gjerne hva som skal anses som godt vedlikeholdt stand i henhold til kontrakten og håndverksmessige krav, og hva som er normal slit og elde. Gjennom grundig arbeid ved avtaleinngåelsen og overtakelsen kan partene sammen fastsette utgangspunkter for vurderingene, og dermed redusere konfliktpotensialet ved opphør.
Grundig arbeid ved avtaleinngåelsen og overtakelse
Å utforme en presis skriftlig avtale der partenes plikter fremgår, i tillegg til en grundig overtakelsesprotokoll, er de viktigste verktøyene man har for å motvirke senere konflikter ved tilbakelevering.
Dette er spesielt viktig da det ofte skjer utskiftninger av involverte parter både på leietaker- og utleiersiden. Partene som var involvert ved avtaleinngåelse og overtakelse er ofte ikke de samme som ved tilbakelevering ved kontraktens opphør. En skriftlig avtale og en overtakelsesprotokoll med god detaljgrad, vil dermed sørge for at viktig informasjon også synliggjøres for nye parter.
I avtalen bør partene klarlegge standarden på leieobjektet og hva som inngår i leietakers vedlikeholdsplikt. Det er lurt å bli enige om rutiner og budsjett for vedlikehold ut fra bruken av lokalet. Dette kan få betydning for hva som kan aksepteres av slitasje av lokalet ved endt leieforhold. I tillegg bør det klargjøres hvilket rom leietaker har for egen tilpasning av lokalene, og eventuelt ansvar for tilbakeføring ved kontraktens utløp. Det er hensiktsmessig å ha rutiner som skal etterfølges dersom leietaker ønsker å gjøre endringer underveis i leieforholdet. Det er viktig at de rutiner partene enes om blir fulgt opp løpende i leieperioden, og at man er enige om et system for å dokumentere både vedlikeholdsintervaller og tilpasningstiltak. Ved å innta slike punkter i avtalen vil det gi partene en pekepinn for hva som utgjør utgangspunktet for kontraktsmessig, vedlikeholdt stand ved tilbakelevering av leieobjektet.
KIME TIL KONFLIKT: Det blir ofte krangler når lokaler skal tilbakeleveres i samme stand som de var ved overtakelsen. Foto: Shutterstock.
For å kartlegge leieobjektets standard er overtakelsesprotokollen et viktig virkemiddel, og senere et sentralt sammenligningsgrunnlag. Følgende bør være med:
• Informasjon om og beskrivelse av standard på de ulike delene av leieobjektet
• Bilder og video av lokalet, og eventuelle skader eller mangler
• Liste over inventar, nøkler og annet som følger med
• Målerstand for strømmåler, vann, gass mv
• Eventuelt teknisk rapport fra fagkyndig tredjepart. Slike rapporter behøver ikke bare være et virkemiddel ved konflikt ved endt leieforhold, men kan også være forebyggende
I tillegg til det ovenstående bør partene vurdere om det skal lages særskilt dokumentasjon med bakgrunn i den virksomhet leietaker skal drive. Som et eksempel kan det nevnes at mange virksomheter har forhøyet risiko for å forårsake grunnforurensning. I disse tilfellene vil det kunne være nyttig å foreta prøvetaking av grunnen ved både overtakelse og tilbakelevering.
Det er mange aktører som kvier seg for å investere tid og penger på en grundig og gjennomtenkt dokumentasjon av lokalets tilstand og kontraktsregulering av partenes plikter. Etter vår erfaring vil likevel slikt forarbeid kunne sørge for at partene sparer seg for betydelige tid- og kostnadskrevende prosesser ved opphør av leieforholdet.
