Økt bruk av hjemmekontor, stadig mer digitalisering og teknologibasert produksjon, nye forretningsmodeller og sterkere vektlegging av bærekraft gjør at den kunnskapen vi har om arbeidslivet har klare begrensninger når det gjelder å spå om fremtiden. Oppsummert kan vi si at virksomhetene går fra å organisere for varierende grader av stabilitet til å organisere for løpende endring.
Vi må tenke nytt, men vi må også ha i bakhodet at medaljen har en bakside. Risikoen ved maksimal fleksibilitet er at organisasjonen kan gå opp i limingen. Det blir mer krevende å bygge bedriftskultur, og medarbeidernes behov for stabilitet i hverdagen kan lett bli oversett. Som i de fleste sammenhenger er det slik at det som har en virkning også har en bivirkning.
Etter mønster av Norges Varemesse?
Messe- og kongresshaller er i mitt hode blant de mest fleksible næringslokalene vi kjenner i dag. De skal dekke vidt forskjellige behov som skifter fra uke til uke, og de er innrettet deretter. Vi som utvikler fremtidens kontorarbeidsplasser, kan med fordel hente inspirasjon fra denne bransjen.
Jeg har tidligere argumentert for at det er rasjonelt å skille arbeidsplasser og samhandlingsarenaer fra hverandre og plassere dem i ulike etasjer. Det innebærer at resepsjon, møterom med tilhørende fasiliteter, kantine, sosiale soner, garderobeanlegg osv. samles i det vi kan kalle et fleksibelt flerbrukslokale à la messehall.
Tre ting må være i orden for at mulighetene i lokalet skal kunne utnyttes fullt ut: Gulvet må på plass aller først, himlingen må være utstyrt med skjørt slik at veggene er flyttbare, og belysnings- og el-opplegget må kunne tilpasses ulike romløsninger.
Møblene bør ikke være fastmonterte, men må enkelt kunne omorganiseres. Det krever at de er fleksible, lett flyttbare og helst kan stables. Samtidig må de ikke virke provisoriske.
Høyryggede sofaer med skjerming på sidene er én velegnet løsning. Disse absorberer lyd og kan brukes som stillerom, til ad hoc-møter og sosialt samvær. Mobile rom er en annen mulighet. De variantene som ble vist på Designers’ Saturday i september kan fraktes i heisen og har innebygget ventilasjon, belysning og oppkoblingsmuligheter. Enklere blir det ikke.
Når målet er fleksibilitet, kan vi også se for oss at virksomheter leier inventaret i stedet for å eie det selv. Dette åpner et nytt marked tilpasset raske endringer og er langt mer bærekraftig enn å kvitte seg med fullt brukbart utstyr som man ikke ser seg tjent med. Det er det de fleste gjør i dag, og mye blir dessverre til søppel.
Velger man flerbrukshallen som konsept, vil dette ha en kostnad innledningsvis, men motposten er maksimal fleksibilitet som betaler seg i det lange løp.
Arbeidsplassene
Det er en rådende oppfatning at fleksibilitet betyr store åpne landskap. Det er ikke riktig. Både arbeidsprosesser og menneskelige behov varierer. En god del arbeidsoppgaver er dessuten av en slik art at det må tas konfidensialitetshensyn. I praksis innebærer alt dette at de fleste virksomheter har behov for både åpne og halvåpne landskap kombinert med et passende antall skjermede arbeidsplasser.
Det er vanskelig å gi bastante råd, men på vårt kontor har vi erfaring for at soner med 14-18 arbeidsplasser er hensiktsmessig i åpne og halvåpne landskap. Med slike rammer blir relasjonsbyggingen og arbeidsmiljøet ikke skadelidende.
Hvis arbeidsplassene organiseres i egne etasjer slik jeg foreslår, vil arealet kunne utnyttes langt mer effektivt. Det blir plass til flere medarbeidere, støy forbundet med etasje-kjøkken, møterom og sosiale soner minimaliseres, og det blir bedre arbeidsro. Ressursbruken for øvrig blir også bedre enn om de samme servicefunksjonene må inn i hver eneste etasje.
Dilemmaet
Medaljens bakside gjenstår, og den må vi håndtere. En arbeidsplass som er tilrettelagt for at folk kommer og går og der nærmeste kontornabo er en ny person hver dag vil oppleves som lite stabil, kanskje til og med upersonlig. Vi kan tilpasse oss høy endringstakt, men et arbeidsmiljø der alt flyter, vil for de fleste ikke være et godt miljø. Limet i organisasjonen, bedriftskulturen, vil undergraves, og selv om ekstroverte og sosiale medarbeidere vil takle arbeidssituasjonen bedre enn de introverte, vil det i sum ikke fungere.
Det store spørsmålet blir derfor: Når vi oppnår den virkningen vi etterstreber, maksimal fleksibilitet, hva gjør vi da med bivirkningene?
