Gårdeieren må derfor selge muligheter. Det gjøres ved å presentere ulike planløsninger som er enkle å sammenligne og som viser lokalets samlede potensial.
I søkeprosessen gjør leietakerne grundig research. De vurderer mange alternativer, inkludert å bli hvor de er. Forståelse av leietakernes behov og kunnskap om planløsninger er derfor avgjørende. Lokalet må beskrives på en fristende måte ved hjelp av helhetlige konsepter som omfatter planløsninger, materialer, møbleringsplaner og visualiseringer.
Utleieprosessen har størst sjanse for å komme i mål dersom gårdeieren utvikler lokalet i samarbeid med leietakeren. Interiørarkitekten er et naturlig mellomledd fordi vedkommende ser lokalets potensial og kapasitet og kan visualisere de løsningene som best dekker leietakerens behov.
Kartlegging først
Valg av arbeidsplassløsning må alltid starte med kartlegging av funksjoner, arbeidsoppgaver, tilstedeværelse, bruk av hjemmekontor, organiseringsprinsipp osv. På bakgrunn av dette kan plassbehovet beregnes, og det kan stilles krav til funksjonalitet og arealeffektivitet. Det er om å gjøre å forstå både virksomhetens og medarbeidernes behov. Først da kan lokalet utnyttes fullt ut.
Helt grunnleggende er det å sikre at arbeidsplassene er i samsvar med arbeidsmiljøloven og gjeldende forskrifter. De skal plasseres maksimalt syv meter fra dagslys og vinduer og omfatte minst seks kvadratmeter per person. Gangarealene må være minst halvannen meter brede, og det anbefales å ha ett stillerom eller multirom per syv medarbeidere for å sikre fleksibilitet.
Når disse generelle kravene er innfridd, må den konkrete arbeidsplassløsningen bygge på kartleggingen som er beskrevet i det foregående. Her følger en smakebit: Tre ulike skisser for ett og samme lokale.
Planløsning 1: Aktivitetsbasert landskap
I dette tilfellet er det arbeidsoppgavene gjennom dagen som bestemmer hvor og hvordan medarbeideren jobber. Krever oppgavene ro og konsentrasjon, finnes det en egen sone for det. Skal flere diskutere en rapport, kan de velge et møterom eller en prosjektsone. Små ad hoc-møter kan holdes i et multirom, og ved uformell ideutveksling passer det godt å møtes i den sosiale sonen.
I aktivitetsbaserte landskap følger man ofte en free-seating og clean desk policy. Arbeidstakerne oppbevarer personlige eiendeler i sine private skap. Den enkelte arbeidsplass fremstår dermed som ryddig og ser ikke «opptatt» ut. Det blir dermed mulig å flytte på seg gjennom dagen og å la oppgavene styre.
De ulike sonene har forskjellige formål og dekker ulike behov. Dette reflekteres i møblering, tillatt støynivå og andre kjøreregler. Forstyrrende prat ved pultene kan enkelt unngås fordi lokalet er tilrettelagt for ulike typer aktivitet og kommunikasjon.
De fleste av medarbeidernes behov skal kunne dekkes innenfor de skisserte romkategoriene.
Planløsning 2: Åpent landskap
Åpent landskap-konseptet er ment å utvikle seg med bedriften. Det er fleksibelt og elastisk, noe som gjør at det lett kan justeres. Romfunksjoner kan raskt endres i pakt med bedriftens vekst og skiftende behov.
Slike lokaler er som regel mest arealeffektive fordi de gir plass til flere medarbeidere enn andre løsninger. Man slipper for eksempel å ta hensyn til vindusinndeling og byggets «grid» ved plassering av funksjoner.
En godt løst plan gir rom for dynamikk der ulike områder dekker forskjellige behov hos medarbeiderne. Åpne soner langs vindusfasadene fører gjerne til at lokalene oppfattes som lysere og luftigere enn andre løsninger.
Slike landskap er som regel organisert med free seating og/eller fast plass. Løsningen passer for de fleste bedrifter. Alle medarbeidere har fast plass eller fast baseområde og mulighet til å samarbeide med kolleger i sosiale soner og møterom. Alle har også tilgang til det som finnes av støtterom, f.eks. multirom, om de trenger ro og konsentrasjon.
Planløsning 3: Cellekontorer
Dette er den tradisjonelle løsningen, godt kjent av dem som har vært i arbeidslivet en stund. Medarbeiderne har eget kontor, og det er vanlig, men ikke nødvendig, med faste plasser. I løsningen som vises her, er det tegnet inn et felles møtested bestående av sosial sone, kjøkken og møterom.
Cellekontorer passer for medarbeidere som har arbeidsoppgaver som krever høy grad av konfidensialitet, som sitter mye i telefon- eller videomøter, eller som har behov for høy grad av ro og konsentrasjon. Løsningen er også god når medarbeiderne stort sett har arbeidsoppgaver som krever lite samhandling med kollegene.
Konklusjon
Skal gårdeier lykkes i utleiemarkedet, handler det om raskt å identifisere behov hos leietakeren, optimalisere arbeidsflyten og fremheve lokalets potensial. Når fleksibiliteten kommuniseres tydelig, styrkes leietakerens tro på at leieobjektet er ideelt.
Spissformulert: Det er ikke nok å fylle kvadratmeterne og plassere ut arbeidsbord. Gårdeieren må vise at lokalet harmonerer med leietakerens visjon og mål, og ikke minst at det byr på et fysisk arbeidsmiljø som fremmer trivsel, produktivitet og samarbeid.
