I prosessen med å fornye leieavtale eller å gå ut på søk i markedet, har bedriften kanskje en magefølelse på hva behovene er. En av de åpenbare grunnene til flytting kan være at man enten trenger mer plass eller at man kan klare seg med mindre. Men flytting kan også bety en ny start og gir muligheter for større endringer. Hvilke funksjoner skal man be om i romprogrammet, og skal man fornye arbeidsplasskonseptet eller fortsette slik man har det i dag? Uansett hva svaret på spørsmålene ovenfor er, så vet ingen helt sikkert med mindre man har en god prosess. For et godt sluttresultat er det helt avgjørende å ha solid kunnskap i bunn. Et godt beskrevet romprogram er nemlig nøkkelen til planløsningene bedriften får tilbake.
1) Innsiktsfase
For å designe for morgendagens løsning, bør man vite hvordan kontorlokalet faktisk brukes i dag, enten det er for å optimalisere innenfor eksisterende lokaler eller for å flytte. Kartlegging av tilstedeværelse og kapasitetsutnyttelse er viktig data som gir et objektivt tallgrunnlag man kan diskutere videre ut ifra.
Telling og registrering av tilstedeværelse og kapasitetsutnyttelse er en metode som har til hensikt å gi en bedre forståelse av bruk og tilfredshet i dagens løsning, som igjen gir verdifull innsikt før utarbeidelse av et rom- og funksjonsprogram. Metoden kan utføres manuelt eller digitalt, og man kan telle i ulike intervaller og perioder. Vi erfarer at en systematisk telling opptil 8 ganger daglig over 1-2 ukers periode gir verdifull data for å kunne ta informerte valg.
Det finnes i dag digitale verktøy og app-baserte software, som med et brukervennlig grensesnitt, sammenstiller komplekse tall på en oversiktlig og pedagogisk måte. Et konkret eksempel er faktisk bruk av møterom og møteromskapasitet. Fra systematisk kartlegging vil man kunne avdekke hvor mange møteromsstoler som til enhver tid er i bruk, og veldig ofte finner man tall som bekrefter at store møterom med kapasitet på 8-10 personer sjelden brukes av flere enn 2-4 deltakere av gangen. Vi erfarer et økt behov for flere og mindre møterom for 4-6 personer, ikke færre og større møterom. På den måten får man kartlagt både tilstedeværelse og avdekket kapasitetsutnyttelse på de rommene man har.
Registrering på arbeidsplassen: IARK bruker digitale verktøy for å samle inn data om tilstedeværelse og kapasitetsutnyttelse. Sanntidsgrafer og statistikker hjelper med å optimalisere arbeidsplassen for fremtidens behov. Systematisk telling opptil 8 ganger daglig over 1-2 uker gir verdifull data for informerte valg. Foto: IARK
2) Mykdata
Når vi går rundt og teller, får vi også med oss mye nyttig «myk» informasjon om rommene og miljøet, eller vi får tilbakemeldinger direkte fra ansatte. Det kan være at vi registrerer dårlig belysning eller tett luft, at de ansatte forteller om AV-utstyr som ikke fungerer, dårlig akustikk eller lydsmitte mellom møterom. Slike ting kan gjøre at rom ikke blir brukt, og at de ansatte opplever at det ikke finnes nok rom. Da blir det feil å føre opp behov for flere rom i romprogrammet, når man i realiteten kanskje har nok, men at kapasitetsutnyttelsen ikke er god nok. Lav tilstedeværelse kan av samme grunn stamme fra dette. Om man sitter i landskap og ikke synes bedriften tilbyr gode nok omgivelser å ta videomøter i, så velger de ansatte heller å jobbe hjemmefra på dager med mange digitale møter.
Nye og gamle verktøy: grafiske data utarbeidet av IARK og Empire AI avslører utnyttelsen av skrivebord og møterom. Systematisk kartlegging viser ofte en stor forskjell mellom opplevd og faktisk kapasitet. Det er avgjørende å stole på harde fakta og ha ambisjoner for å løse problemer som lydsmitte og ineffektiv bruk av rom. Foto: IARK
3) Ta tallene på alvor
Svært mange blir overrasket over tallene og funnene som gjøres. Det kan være vanskelig å forstå at et tallgrunnlag kan vise at over halvparten av skrivebordene står tomme store deler av uken, eller at møterommene er mindre enn 40 % i bruk, når man opplever at det alltid er fullbooket. Men her handler det om at det må forankres tillitt til at tellingene er gjort over helt normale arbeidsdager, og over en tid og periode som er avtalt og formidlet til de ansatte god tid i forveien. Ofte finner man ut av hvorfor opplevd og faktisk kapasitet ikke henger sammen. Kanskje viser det seg at noen booker to møterom av gangen fordi det er lytt mellom dem, eller booker rom lenger enn man trenger fordi det er behagelig å sitte videre etter at møtet er over. Slike ting kan løses, vi må bare avdekke problemet, og det kan være vanskelig å finne ut av uten harde fakta på faktisk bruk og tilstedeværelse. Stol på tallene og ha ambisjoner for hvordan dere skal ta det videre. Dersom et fremtidig kontor planlegges ut ifra magefølelse og synsing er risikoen stor for at gamle feil gjentas på nytt.
Brukermedvirkning: workshops og intervjuer med ansatte, utført av interiørarkitekt, gir verdifull innsikt for fremtidig kontorplanlegging. Aktiv involvering sikrer at de ansattes behov og ønsker blir tatt hensyn til. Innsikt fra spørreundersøkelser, intervjuer og befaringer av andre prosjekter hjelper med å planlegge for innovasjon og samarbeid. Illustrasjon: IARK / render er generert ved hjelp av KI
4) Brukermedvirkning
Tall og data fra en innsiktsfase er først og fremst en kartlegging av dagens situasjon. Skal man planlegge for fremtiden må en organisasjon også stille seg spørsmålet om hvordan man ønsker å jobbe i fremtiden. Hvordan kan et fremtidig kontor bedre tilrettelegge for innovasjon og tverrfaglig samarbeid, samt innfri andre ambisjoner og målsettinger? Svarene på dette får man først og fremst gjennom tett involvering av de ansatte i en tidligfase. Det være seg innsikt fra spørreundersøkelser og intervjuer, workshops og inspirerende befaringer av andre prosjekter for å danne seg det store bildet. Hva er det andre virksomheter gjør og har gjort som kan være til inspirasjon og lærdom?
5) Ambisjonene opp på bordet
Realiser ambisjonene: gode data skaper beslutningstrygghet og gir det beste grunnlaget for godt informerte beslutninger. Et godt forankret arbeidsplasskonsept i ledelsesgruppen, er selve fundamentet for å lykkes i en endringsprosess. Illustrasjon: IARK / render er generert ved hjelp av KI
En ledelse må på et tidlig tidspunkt tørre å ta stilling til utfordrende problemstillinger som vil melde seg i prosessen. Hvilke ambisjoner ledelsen har for de nye lokalene og et eventuelt nytt arbeidsplasskonsept bør kommuniseres til de ansatte. Det være seg prinsipper knyttet til aktivitetsbaserte løsninger, fritt plassvalg eller underdekning. Dette er sentrale punkter som lett skaper frustrasjon og avsporinger i enhver brukerprosess om de ikke er avklart. Faktisk er dette en forutsetning for utarbeidelsen av et presist rom- og funksjonsprogram. Vi erfarer at de mest vellykkede prosjektene har et prosjektmål godt forankret i organisasjonens ledelse, hvor ambisjoner og målsettinger knyttet til arbeidsplasskonseptet er tydelig.
Vi oppfordrer til å få både fakta og ambisjoner opp på bordet!
