Selskaper i rask vekst nøler i dag med å signere nye leieavtaler. De lever vanligvis godt med mange usikre variabler og håndterer koronakrisen greit. Men hva skal de gjøre når krisen vedvarer og de ikke vet om de neste år har 20 eller 50 medarbeidere? Hvordan kan de forplikte seg langt inn i fremtiden når forutsigbarheten er så lav?
Den kortsiktige løsningen er hjemmekontor. Et halvt års unntakstilstand har imidlertid vist oss at arbeidsplassen ved kjøkkenbordet har sine mangler. Ergonomiske hensyn er dårlig ivaretatt, og mange føler seg isolert. Når arbeidsmiljøet er bygget på samhandling, blir kontoret medarbeidernes andre hjem, for enkelte antakelig mer enn det. Savnet er merkbart. I takt med at verden normaliserer seg, vil bruken av hjemmekontor derfor gå ned, bl.a. fordi medarbeiderne ønsker seg tilbake til kollegene. Mange bedrifter vil erfare at de ikke kan fortsette der de slapp i mars 2020. Smittevernhensyn vil veie tyngre enn tidligere, og medarbeiderne kan ikke sitte så tett som før. Dermed blir det ikke plass til alle, og bedriften må søke etter fleksible løsninger.
Egne lokaler + kontorhotell
Koronakrisen har lært oss en lekse: Vi må kunne snu oss raskt. Her åpner coworking-konseptet helt nye muligheter. La oss tenke oss en bedrift med lokaler som rommer 50 arbeidsplasser. Den har behov for en reserve på 15-20 plasser – enten fordi avstanden mellom medarbeiderne må økes, eller fordi organisasjonen skal rigges for vekst uten å utvide arealet. Digitalisering av arbeidsprosessene har langt på vei opphevet behovet for felles fysisk lokasjon, så hvem sier at reserven må finnes i egne lokaler?
Kombinasjonen av egne lokaler og arbeidsplasser utenfor virksomheten er et godt alternativ. Majoriteten av medarbeidere sitter i bedriftens lokaler, mens én avdeling eller definert gruppe får adresse i kontorhotellet. Denne gruppen slipper isolasjon på hjemmekontor samtidig som de får et arbeidsmiljø med alle fasiliteter og faglig fellesskap med det nettverket de samhandler mest med. Arbeidsgiveren på sin side får frihet og fleksibilitet til å tilpasse seg høy endringstakt i omgivelsene. Raskt inn og raskt ut er ikke bare en visjon, men en reell mulighet fordi kontorhotellenes leiekontrakter kan ha helt ned til én måneds varighet. Slik organisering er dermed risikofri sammenlignet med utvidelse av egne lokaler.
Kritisk blikk på egen arealdisponering
Kvadratmeter koster, men utnyttelsen er ikke alltid like gjennomtenkt. Selv har jeg tidligere introdusert begrepet ”liksom-sosiale soner”: flotte, representative områder som til tross for gode intensjoner brukes for lite. Møblene er for store og for strenge, kanskje til og med ukomfortable. Noen ganger skal sonene bidra til å gi resepsjonsområdet et løft; i andre tilfeller skal de også egne seg for store fellessamlinger. Resultatet blir gjerne kostbare kvadratmeter som man får lite igjen for, spesielt i tiden vi nå lever i. Det sosiale samværet finner veien til selve kontorlandskapet med de ulemper det har.
En god leveregel er at alt areal skal utnyttes så godt som mulig. Det betyr å skape tette, velfungerende soner, helst i dialog med brukerne som jo vet hvor skoen trykker. Et enkelt grep er å fjerne møbler som blir lite brukt. Veldig mange sofagrupper faller i den kategorien. Jeg tror de fleste vil bli overrasket over hvor mye areal som kan frigjøres og gi rom for nye, fleksible arbeidsplasser eller prosjektsoner skapt for en ny virkelighet.
Clean desk og aktivitetsbaserte arbeidsplasser
En tredje og velkjent mulighet er å gi slipp på prinsippet om egen, fast arbeidsplass til alle. Noen er til en hver tid på hjemmekontor, andre på reise, ute hos kunder osv. Clean desk og free seating øker utnyttelsen av arbeidsplassene og kan fungere godt dersom man supplerer med gode fellesarealer, prosjektsoner og lett tilgjengelige oppbevaringsløsninger der medarbeiderne kan plassere PC mv. ved arbeidsdagens slutt. Smittevernhensyn krever omhyggelige renholdsrutiner, men fordelen er at tomme pulter er enkle å vaske.
Mange mener imidlertid at innføring av clean desk og free seating er å trekke fleksibiliteten for langt – det ser vi bl.a. i flere av våre egne kontorprosjekter. Medarbeidere som i all hovedsak jobber på kontoret foretrekker fast plass og vil ikke gi slipp på sitt ”lokale” nettverk. De synes ikke at løsere relasjoner til flere av bedriftens medarbeidere er en god idé. En mellomløsning er derfor å innrede en begrenset clean desk-sone til bruk for innleide konsulenter, deltidsansatte, selgere som i hovedsak jobber ute og andre grupper som kun i begrenset grad benytter arbeidspulten.
Drømmesituasjon
For virksomheter i vekst er den optimale løsningen å kunne skalere både opp og ned uten store endringer i leiekostnader. Fleksibiliteten som ligger i å bruke kontorhotellenes kapasitet samt å effektivisere bruken av egne lokaler vil i mange tilfeller være nok til å ta selskapet til et nytt vekstnivå. Det er mulig for alle å komme ut av startgropen uten å ta for stor risiko.
