Det er toppsjefene i de største virksomhetene som får taletid og spalteplass enten temaet er free seating, utvidet bruk av hjemmekontor eller implementering av koronatiltak. Free seating fremstilles gjerne som det eneste saliggjørende. Men det er som i de fleste andre sammenhenger: Én løsning passer ikke for alle, heller ikke når vi diskuterer arbeidsplassutforming.
En bedrift med 20–30 medarbeidere er et mikrosamfunn. Alle vet hvor de hører til. Organisasjonsstrukturen er ofte flat, og det er vanskelig å lese rolledelingen ut av kontorløsningen. Det er få cellekontorer og få sjefskontorer. Organisasjonsmessig fleksibilitet settes høyt, for ansvar og arbeidsområder justeres jevnlig.
Kontorhjem
I slike virksomheter handler det først og fremst om å skape tilhørighet og et fysisk arbeidsmiljø hvor interiøret støtter opp om et tydelig felles mål. Skillet mellom arbeid og fritid viskes ut også her, men dette fører ikke til et ønske om å arbeide hjemmefra – snarere tvert i mot. Medarbeiderne er opptatt av å trekke mer av fritiden inn på arbeidsplassen. Satt på spissen: De foretrekker et kontorhjem fremfor et hjemmekontor.
Unge, sosiale medarbeidere setter gjerne sitt preg på arbeidsmiljøet. På onsdager vil de kanskje game eller spille shuffleboard på kontoret etter arbeidstid – på fredager vil de gjøre kjøkkenkroken om til bar. Med andre ord: De ønsker å bruke mer tid på kontoret, ikke mindre. De velger selvsagt hjemmekontor når det er hensiktsmessig, men når de stiller på kontoret, setter de pris på et godt miljø og en fast plass.
I mindre selskaper er det ofte viktigere å skape et nært og intimt arbeidsmiljø enn å spare noen få kvadratmeter ved å la flere medarbeidere dele arbeidspult. Folk er som kjent dyrere enn kvadratmeter. Dessuten skal medarbeidernes tidsbruk faktureres i så høy grad som mulig. Bedriften får lite ut av at de rydder pulten hver dag for så installere seg på samme arbeidsplass dagen etter. I disse miljøene er sannsynligheten stor for at det er akkurat det som skjer.
Fra skrivebordsteori til pratisk hverdag
Min erfaring er entydig: Mange bedrifter kontakter oss i forbindelse med flytting eller omorganisering. Spørsmålet om free seating er som regel noe av det første som kommer opp. Etter interne runder og involvering av ansatte blir slike løsninger ofte forkastet. Mange tror at dette skyldes generell skepsis mot free seating, men det er ikke tilfellet. Begrunnelsen er rett og slett effektivitet og lønnsomhet. Selv i selskaper med opp mot 60 medarbeidere ender vi med løsninger basert på faste plasser, inndelt avdelingsvis fordi behovene er ulike. Mens markedsavdelingen ofte prater mye i telefonen og tåler støy fra kaffemaskinen, bør for eksempel økonomiavdelingen sitte mer skjermet.
Vi registrerer videre at medarbeidere med spesialiserte oppgaver trenger et etablert miljø for å samhandle optimalt. Det betyr som regel faste plasser. De som jobber parallelt med flere prosjekter og i ulike team, opplever det som unaturlig å bytte arbeidsstasjon i løpet av dagen. De etterspør gode prosjektrom hvor de kan samhandle i faste team over lengre tid, men ikke nødvendigvis gjennom hele arbeidsdager.
Når selv mellomstore bedrifter ikke implementerer free seating, melder spørsmålet seg: Fungerer løsningen bare for de største selskapene? Free seating brukes ofte som argument for å komprimere funksjoner slik at arealet kan krympes. I en tid der smittevernhensyn har utløst kunstig høy bruk av hjemmekontor er det lett å kjøpe argumentet. Det er tilsvarende lett å glemme at løsningen ikke virker etter hensikten uten gode fellesfunksjoner. Man risikerer – uten å ville det – å gjøre hele kontorlandskaper til stillesoner for fokusoppgaver med lite samhandling.
Vil bedriftene trenge mer eller mindre areal i tiden som kommer? Tar man utgangspunkt i vår erfaring med mindre selskaper, tror jeg det går mot mer plass og flere faste plasser. Leietakernes arealbruk styres av behovet for samhandling, behovet for å bygge organisasjonskultur og behovet for å jobbe sammen mot et felles mål. Gårdeierne gjør klokt i huske at de fleste norske virksomheter er små og mellomstore. I følge SSB har bare 5,3 % av selskapene i Norge mer enn 20 ansatte.
