«Vi kommer ikke tilbake.» Det var ordene fra Twitters øverste HR-sjef, Jennifer Christie i en diskusjon om hvordan selskapets arbeidsmåte aldri kunne bli den samme igjen. Kort tid etter annonserte Twitter at ansatte kunne jobbe hjemmefra for alltid.

– Virksomheter som Google og Facebook har forlenget dagens praksis frem til starten av 2021, mens Apple er ivrig etter å få folk tilbake på kontorene. Hva er egentlig den riktige balansen i forhold til å komme tilbake på jobb? Det er mange perspektiver på fremtiden og ikke bare ett svar, men én ting er sikkert: Akkurat som før vil teknologi stå sentralt i vår nye adferd og tilpasning til den nye normalen, sier Holger Reisinger, Senior Vice President, i Larger Enterprise Solutions, Jabra.

Står ovenfor noe helt nytt

Som samfunn er vi vant til forandringer, men i 2020 ble kompleksiteten i å drive virksomhet utfordret på et nytt nivå fremhever Reisinger.

– Støy og forstyrrelser i åpne kontorlandskap kombinert med globalisering og økt etterspørsel etter fleksibilitet i måten vi jobber på har gitt mer stedsuavhengig arbeid og flere team på ulike lokasjoner, noe som utfordrer samarbeid. Teknologien har gitt løsninger på disse utfordringene, men de radikale forandringene dette året har vært svært kritiske, sier han.

Reisinger trekker frem eksempler som at forretningsreiser og all annen reiseaktivitet ble på satt på vent. Og at i USA har flyselskapene opplevd et passasjerfall på 95 prosent, mens teknologi for videokonferanse har eksplodert.

– Eksempelvis opplevde Google Meet tre millioner nye brukere hver dag. Zoom skjøt i været fra 10 millioner brukere i desember til over 200 millioner i starten av april. Senere samme måned var tallet 300 millioner. Bruken av Microsoft Teams økte med 70 prosent, med opptil 200 millioner daglige brukere og satt ny rekord på over 2,7 milliarder møteminutter på en enkeltdag, påpeker han.

Ifølge Gartner oppga 54 prosent av HR-sjefer at teknologi og/eller infrastruktur var største utfordring for å kunne jobbe effektivt utenfor kontoret fordi folk slet med å få tak i hodesett, webkameraer og programvare.

Flere vil jobbe hjemme

– Selv om utfordringene med å jobbe utenfor kontoret fortsatt er store, virker det som om størstedelen av den amerikanske befolkningen likevel foretrekker det på lang sikt. En undersøkelse fra PricewaterhouseCoopers viser at nesten 50 prosent av de spurte virksomhetene vurderer å la ansatte som kan jobbe permanent stedsuavhengig, sier han.

Samtidig svarer majoriteten av amerikanerne i en Gallup-undersøkelse at de ønsker å jobbe hjemmefra så lenge som mulig.

– For mange blir nok dette en realitet fordi mange virksomheter nå vurderer størrelsen på kontorarealene for å spare kostnader. En Gartner-undersøkelse viser at selv om produktiviteten reduseres med fem prosent, kan virksomhetene likevel spare 20 prosent ved å redusere kontorarealene. Men det er nedsider også. Når stuen blir kontoret, er det vanskeligere å logge av. Nyere undersøkelser viser at vi jobber over tre timer mer hver dag, samtidig som kjedsomhet og ensomhet øker, understreker Reisinger.

Når vi begynner å vende tilbake til arbeidsplassene med roterende og reduserte arbeidsstyrker, stiller det krav til at teknologien må bidra til fleksibelt og uavbrutt arbeid mener Reisinger.

– Som Rob Kwok i People sier: «Det er enklere å lede en virksomhet hvor 100 prosent av de ansatte jobber hjemmefra enn der 50 prosent jobber hjemmefra og 50 prosent er på kontoret». Det er i denne sammenheng teknologien for alvor kommer i spill. Når du implementerer hundrevis eller tusener av enheter til medarbeiderne for konsentrasjon, kommunikasjon og samarbeid på avstand, er det avgjørende å kunne styre enhetene. Det er viktig at en administrator kan logge og overvåke enhetene fordi det gir innsikt og et virtuelt betjeningspanel for teamene, forklarer han.

– Hvis du kan styre enheter som PC-er og hodesett, kan du identifisere problemer som påvirker samarbeid, eksempelvis samtalekvalitet. Du vil også kunne identifisere stressfaktorer i omgivelsene som påvirker de ansattes produktivitet. I fremtiden vil man også kunne analysere folks følelser og dermed registrere og styre stressnivået hos ansatte som jobber hjemmefra, forsetter han.

Nøkkelen til å betjene fremtidens intelligente

– Hodetelefoner gir mulighet til en mengde data, selv om de ansatte jobber utenfor kontoret, er de også den eneste teknologien ansatte bærer på seg og vil bli nøkkelen til å betjene fremtidens intelligente, kontaktløse bygninger. Når Internet Of Things og tilkoblede arbeidsplasser forbedres, kan medarbeiderne aktivere stemmeassistenter for å påbegynne møter, betjene heisen, søke etter ledige møterom eller bestille en kaffe uten å måtte trykke på en knapp, forklarer han.

Kombinert med egenskaper som bevegelsesstyring i kameraet i møtelokalet vil oppkoblede møterom kreve vesentlig mindre kontakt, akkurat som helsemyndighetene anbefaler mener Reisinger. Han forklarer at hodetelefoner også kan fungere som sensorer som registrerer avstand og bidrar til at avstandsreglene på kontoret overholdes, mens 180-graders kameraer i møterom bidrar til at deltakerne sitter på trygg avstand samtidig som alle vises i bildet.

– Kompleksiteten i forskjellene mellom ulike bransjer gjør imidlertid at det ikke finnes én modell som passer alle, og virksomheter vil bruke de kommende måneder til å teste hva som virker. Det vi vet er at vi har nådd et kritisk punkt, og ledere og virksomheter som vender tilbake til gamle systemer vil oppleve større utfordringer enn de som benytter teknologi til å skape en ny hybrid hvor både menneskelige og organisatoriske prosesser inngår, sier han, og understreker at de kommende 12 til 18 månedene vil by på blandede og roterende arbeidsstyrker, der prat i korridoren og ved kaffemaskinen vil bli endret, men utfordringene ved permanent isolasjon vil fortsatt være der.

Bevisst eller ubevisst tror Reisinger at teknologi blir en kraftfull spiller i alt dette.

– Den vil bidra til å utvikle nye kulturer og ny adferd blant ansatte. Virtuelt vil teknologien bringe oss tettere sammen, styre arbeidsflyten og gjøre kontorene mer hygieniske. I takt med at vi kommer til å bruke stemme og bevegelser i det intelligente og kontaktløse kontoret, og det blir mer naturlig å samarbeide virtuelt på avstand, blir våre enheter mer enn verktøy for stemme og video. De blir i større grad limet som gjør at team kan samarbeide på avstand og redskap for bedriftskultur, avslutter han.