Teknologiens innvirkning på tradisjonelle arbeidsformer og økt krav til fleksibilitet hos leietakere, har gitt rom for utvikling av nye måter å organisere tilgang til kontorplasser på. Dette utfordrer de tradisjonelle rammene i et leieforhold, der hovedfokuset ligger på tilgangen til et eksklusivt areal i et bygg, mens man i co-workingkonsepter tilbyr en mer samlet pakke av tjenester, som kanskje mer er å anse som kontorplassens hotellrom.
Tradisjonelle leieforhold løper over flere år og med klare fysiske skiller mellom de ulike leietakerne i bygget. Stadig flere leietakere i den nye økonomien ønsker ikke i like stor utstrekning en slik eksklusivitet, men etterspør tvert i mot økt fleksibilitet, og gjerne nærhet og samhandling med de andre leietakerne i bygget. Både for nystartede og etablerte bedrifter kan det dessuten bli kostbart å binde seg til en tradisjonell langsiktig leiekontrakt. Mange vil heller betale mer for fleksibilitet, for eksempel til å vokse innenfor samme bygg eller å ha muligheten til å flytte til andre og/eller større lokaler når bedriften har utviklet seg ett steg videre. Dette kan være særlig aktuelt for ulike start ups.
Co-working er et av flere konsepter som møter disse bedriftenes endrede behov og etterspørsel etter møteplasser og fleksible kontorløsninger. Slike nye konsepter er ikke alltid like godt tilpasset etablerte regelverk. Ved etablering av et co-workingsenter bør man være oppmerksom på at konseptet ikke nødvendigvis er «A4» i forhold til den regulering som er gitt i verken husleieretten eller merverdiavgiftsretten. Med et bevisst forhold til regelverket, planlegging og tilpasninger vil man imidlertid kunne unngå fallgruvene og tilpasse konseptet til beste for aktørene.
For å avklare begrepsbruken vil vi i denne artikkelen legge til grunn at det er tre aktører involvert:
I denne artikkelen har vi tatt utgangspunkt i at co-workingsenteret leier eiendommen som skal huse co-workingsenteret fra en gårdeier. Husleierettslig skaper dette ingen særlige problemer i forholdet mellom gårdeier og co-workingssenteret. Mellom co-workingsenteret og bruker(ne) oppstår derimot spørsmål om husleieloven kommer til anvendelse. Dette vil i stor grad bero på hvordan det organiseres, og hvilke tjenester som tilbys sammen med tilgangen til en kontorplass. Dette er en pågående diskusjon og kommer på spissen ved utarbeidelse av «leiekontrakten» mellom co-workingsenteret og bruker. Da det vil variere hvor tett opp til et normalt leieforhold bruken av co-workingsenteret vil være, er det utfordrende å utarbeide en fast kontraktsmal som regulerer avtaleforholdet. Det er imidlertid igangsatt en prosess for å utarbeide slike maler, og vi tror bransjeaktørene sammen vil komme frem til gode og fleksible standardavtaler som forhåpentligvis blir enkle i bruk og ikke medfører at avtaleutfordringene hindrer ønsket utleie til co-workingkonsepter.
Det som stadig er en utfordring ved co-working er den avgiftsmessige behandling av disse leieforholdene. Vi skal derfor se litt nærmere på dette temaet.
Generelt om co-workingkonseptet
Som nevnt over, skal co-workingsenter fungere som en møteplass og arena for samhandling mellom brukerne. Det typiske co-workingsenter vil kunne bestå av lounger, kaféer, restauranter, seminarrom og ikke minst bookbare møterom og kontorpulter mv. Co-workingssenteret vil ta betalt fra brukeren for tilgangen til de nevnte arealene og vil samtidig tilby en pakke av tjenester som setter brukeren i stand til operere sin virksomhet fra co-workingssenteret. Disse tjenester vil typisk kunne bestå i tilgang til trådløst bredbånd, tekniske hjelpemidler som skriver/scanning/kopiering, sekretærbistand, sentralbord/resepsjon osv.
Mange brukere vil også ønske å disponere mer typiske kontorer og møterom i tilknytning til møteplassene og slik vi ser det vil de mest vellykkede co-workingsentre også kunne tilby brukerne kontorplasser og møterom som kan disponeres eksklusivt av brukeren. Slike plasser kan enten være i åpent landskap eller i mer skjermede arealer, eventuelt i kombinasjon med mulighet for avlåsing.
De fleste co-workingsentre synes å legge opp til at det betales et fast periodisk beløp, en «pakkepris» for tilgang til co-workingsenteret og at dette beløpet inkluderer et begrenset volum av tilleggstjenester for den aktuelle perioden brukeren disponerer kontorfasilitetene. I tillegg vil co-workingsenteret fakturere brukeren for forbruk av tjenester utover dette, herunder for brukerens eventuelle bestilte «egne» kontorareal i co-workingsenteret.
Co-Workingsenterets momshåndtering
Når man skal se på merverdiavgiftsbehandlingen i co-workingsentre, er det naturlig å ta utgangspunkt i co-workingssenterets virksomhet og hvordan denne vil bli vurdert av avgiftsmyndighetene. Tidligere avgifts- og rettspraksis, men i særlig grad en ny, ikke-publisert bindende forhåndsuttalelse, gir relativt klare føringer på hvordan co-workingsenter skal innrette sin avgiftsbehandling.
Medlemskap og betaling for generell tilgang til møteplasser og tjenester
Kjerneegenskapen ved et co-workingsenter er at brukerne ikke primært etterspør lokalene som sådan, men snarere muligheten til å ta del i et arbeids- og forretningsmiljø. Som nevnt over, vil det for co-workingsenteret være praktisk å ta betalt for en samlet «pakke» av tjenester og spørsmålet blir da hvordan denne pakkeprisen skal avgiftsbehandles.
Skatt øst har som nevnt nylig uttalt seg om dette i en bindende forhåndsuttalelse og kom der til at medlemsavgiften i et co-workingsenter som ga adgang til senterets fellesområder «24/7» og en samlet pakke av tilleggstjenester, i sin helhet skulle tillegges moms. Skattekontoret fant at pakkeprisen var betaling for én samlet avgiftspliktig tjeneste og at arealbruken som sådan (retten til å bruke ikke-eksklusivt areal) utgjorde en underordnet del av denne samlede tjenesten. Siden betalingen ikke ble definert som «husleie», skulle pakken avgiftsberegnes fullt ut uavhengig av om bruker var avgiftsregistrert eller ikke.
Eksklusive arealer for brukeren
Co-workingsenterets samlede momshåndtering må vurderes ut fra de konkrete tjenester co-workingsenteret vil tilby. Dersom co-workingssenteret kun skal fungere som en møteplass uten noen eksklusiv rettigheter for brukeren, blir avgiftsbehandlingen enkel; alle betalinger skal tillegges moms og co-workingsenteret har full fradragsrett.
Mange co-workingssentre vil som nevnt også ha arealer som ligner et kontorhotell hvor brukeren betaler for et eget separat kontor eller møterom. Hvis dette er tilfellet vil co-workingssenteret måtte håndtere betalingen for denne bruken etter de vanlige regler om utleie og frivillig registrering. Co-workingsenteret skal altså legge moms på leien (inkl. tilleggsytelser) til momsregistrerte brukere. I forhold til brukere som ikke er momsregistert vil det derimot ikke være adgang til å oppkreve moms. Mange co-workingsentre vil dermed drive både avgiftspliktig og en viss avgiftsunntatt virksomhet og vil kun ha rett til forholdsmessig momsfradrag.
Gårdeiers momssituasjon
ens co-workingsenter som også driver «kontorhotell» vil måtte innrette seg i forhold til at de driver delt virksomhet, er den gode nyheten at gårdeiers avgiftsbehandling kan bli meget enkel med rett tilpasning. Avtaleforholdet mellom gårdeier og co-workingsenteret vil utvilsomt regnes som et leieforhold der co-workingsenteret i denne relasjon har en eksklusiv bruksrett til lokalene i leieperioden. Fordelen med dette er at gjeldende leiekontraktstandard vil kunne benyttes som utgangspunkt for leiekontrakten.
Gårdeier vil ved å foreta visse presiseringer i leiekontraktens bestemmelser om moms, kunne benytte reglene om frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret og på den måten oppnå fullt fradrag for momsen i bygge- eller rehabiliteringskostnadene. Dette kan gjelde også om co-workingsenteret driver en viss kontorhotellvirksomhet og selv om noen av brukerne av slike eksklusive arealer ikke er momsregistrert (fordi de driver avgiftsunntatt virksomhet eller ennå ikke har nådd omsetningsgrensen for en kommende avgiftspliktig virksomhet).
Stikkordet for gårdeier er at co-workingsenteret må forplikte seg til å bruke samtlige arealer i avgiftspliktig virksomhet. Dette kravet kan co-workingsenteret oppfylle ved å sørge for at samtlige lokaler enten kontinuerlig eller ved tidsmessig delt bruk («myldreareal») benyttes i momspliktig virksomhet. Oppfyller co-workingsenteret denne kontraktsforpliktelsen, kan og skal hele gårdeiers leieobjekt omfattes av hans frivillige registrering. Skattedirektoratet har i en prinsipputtalelse fra 2017 gitt anvisning på hva som skal til for at det skal foreligge tidsmessig delt bruk i kontorhotellvirksomhet:
«Utleie som er lagt opp løpende med hyppig skifte av fremleietakere, er én driftsmåte. For øvrig sammenlignbar med alminnelig hotellvirksomhet. En annen driftsmåte vil det være dersom det f.eks. inngås fremleiekontrakt på ubestemt tid eller for en viss periode med mulighet for forlengelse. Selv om slike kontrakter ikke nødvendigvis løper over måneder eller år, mener vi at de som et utgangspunkt vil innebære en omlegging fra tidsmessig delt bruk til ett bestemt utleieforhold. I motsetning til ved løpende utskifting av fremleietakere, vil ikke fremleier her måtte være i markedet hele tiden med lokalene for å søke og «tette hull» mellom de forskjellige fremleietakernes leietid.»
Fra gårdeiers perspektiv, er det her viktig å regulere co-workingsenterets bruk av leieobjektet til å gjeldende rullerende kontorhotellvirksomhet med tidsbegrenset leierett for brukerne. Det er vanskelig å se at en slik regulering vil ha negative følger for co-workingsenteret. I kampen om gode lokasjoner vil det nok snarere være en betydelig fordel for co-workingsentre å kunne tilby gårdeier mulighet for ubeskåret frivillig registrering.
Brukernes avgiftsmessige stilling
Bruker som betaler for generell tilgang til møteplasser og tjenester
Som vi har redegjort for over, kan gårdeier og co-workingsenteret gjennom visse tilpasninger sikre gårdeier full frivillig registrering og fradragsrett for inngående moms. I tilfeller hvor brukeren ikke bestiller noe eksklusivt areal i senteret/lokalene, vil det som vi har sett påløpe moms på pakkeprisen. Isolert sett øker dette bruttoprisen (inkl. mva) for en bruker i oppstartsfase. Fordelen er at nettoprisen blir lavere og at brukeren normalt sett vil kunne kreve momsen som er betalt i pakkeprisen tilbakebetalt (begrenset til de siste tre år) når han har kommet i gang med sin virksomhet.
Bruker med eksklusive arealer
Når brukeren bestiller et eget kontor eller møterom, følger det av den forannevnte bindende forhåndsuttalelsen at både leien og pakkepris/medlemsavgift skal avgiftsbehandles ut fra brukerens avgiftsstatus. Det vil være naturlig at co-workingsenter tar noe høyere pris overfor en slik bruker som ikke er momsregistrert. Dette fordi slik utleie reduserer co-workingsenterets prosentvise fradragsrett. Avklaringen av disse forhold kan avgiftsmessig tilsi at en bruker i oppstartsfase ikke leier seg et eget kontor, men heller benytter andre fellesfasiliteter.
Som det ovennevnte viser, er det viktig at alle involverte parter i et leieforhold for co-working nøye vurderer bruken av lokalene og hvilke implikasjoner dette gir for den avgiftsmessige behandlingen av leien/vederlag for bruk. Dette kombinert med gode avtalereguleringer vil skape forutberegnelighet for de involverte og unngå negative avgiftsmessige utfall.
