Små og mellomstore bedrifter i Norge henger etter i digitaliseringen, viser Vismas undersøkelse der 1.500 daglige ledere og økonomiansvarlige har rangert i hvilken grad bedriften har digitalisert sentrale økonomiske og administrative prosesser.
Resultatet av undersøkelsen viser at små og mellomstore bedrifter har en digitaliseringsgrad på kun 46 prosent. Det er for dårlig, mener Erlend Sogn, administrerende direktør i Visma Software AS.
– At over halve bedrifts-Norge fremdeles gjør ting fullstendig papirbasert, er skuffende. Noen har kommet langt, men undersøkelsen vår viser at altfor mange henger langt etter. Disse bedriftene er rett og slett nødt til å ta tak i digitaliseringen om de skal overleve i framtiden, sier Sogn.
Undersøkelsen utført av Visma tar utgangspunkt i de syv vanligste økonomiske og administrative prosessene i bedrifter. 1.500 daglige ledere og nøkkelpersoner i små og mellomstore bedrifter har svart på spørsmål om digitalisering i egen bedrift. Resultatene er publisert i rapporten Digital Index, og viser at digitaliseringsgraden er svært varierende.
2 av 3 fakturaer og reiseregninger er papirbaserte
Undersøkelsen viser at 64 prosent av inngående fakturaer og 61 prosent av utgående fakturaer er helt manuelle og papirbaserte i norske bedrifter.
– De fleste små og mellomstore bedrifter fakturerer fremdeles ved å sende e-post med en PDF-faktura eller skrive ut papirfakturaer, legge dem i konvolutter, frankere og sende med posten – og oppbevarer kopier i permer på kontoret. En lite effektiv prosess som sluker menneskelige ressurser, forklarer Sogn.
Ved å bruke PDF-fakturaer er det også større risiko for at de forsvinner i spamfiltre eller endeløse innbokser. Ifølge Sogn kan det medføre både purringer og unødige inkassosaker.
– Hele 30 prosent av e-post-fakturaer må purres, mens tallet for en heldigital EHF-faktura er 10 prosent.
Hvert år fører norske arbeidstakere over 16 millioner reiseregninger og utlegg. Digital Index viser at to av tre norske bedrifter fremdeles fører reiseregninger og utlegg på papir. Papirkvitteringer skal spares på, leveres inn og leses, og alt må kontrolleres opp mot gjeldende lover og regler. Det er en tidkrevende arbeidsmåte, både for medarbeidere og lønnsansvarlig.
Elektroniske godkjenningsflyt er den mest digitaliserte prosessen ifølge Digital Index. Digitaliseringsgraden her er på 65 prosent. Det henger trolig sammen med at løsninger for dette har vært i markedet en stund. I tillegg fører elektronisk godkjenningsflyt til store besparelser for bedriften, og av den grunn har nok mange sett verdien av å digitalisere denne prosessen.
Enklere hverdag
Digitalisering handler om å understøtte, forenkle og effektivisere arbeidsprosesser med IT-løsninger. Digitalisering er ikke er selve IT-løsningene i seg selv, men handler om å bruke teknologi til å eliminere manuelle arbeidsoppgaver og effektivisere mange av oppgavene mennesker gjør i dag.
– I dag er det enkelt å erstatte rutinepregede manuelle prosesser med gode digitale løsninger. Løsninger som kan gjøre de kjedelige tingene for deg. Det burde vært et enkelt valg for de fleste, avslutter Sogn.
