– Valg av et nytt arbeidsmiljø handler ikke bare om innredning – det er et prosjekt for endring. Det innebærer å ta hensyn til den fysiske plassen, ledelsen, organisasjonen og det digitale miljøet, sier Jan Berg, avdelingsleder for Kinnarps AS på Hamar. Han har lang fartstid fra bransjen, både fra Kinnarps og andre leverandører.

Han forklarer at overgangen til et nytt arbeidsmiljø betyr at alle medarbeidere må involveres, og at du må vurdere behovene til både bedriften, avdelingen, gruppen og enkeltpersonene. Det finnes ingen generell løsning for det ideelle kontoret. Det handler om å finne en unik løsning bare for deg.

Tre stegs guide:

1. Informere, inspirere og motivere

Med tanke på at et nytt arbeidsmiljø omfatter langt mer enn bare innredning, er det første du må gjøre å informere, inspirere og motivere for å involvere alle på arbeidsplassen din. Hvordan endrer arbeidslivet seg, hvorfor skjer det og hvordan kommer det til å påvirke individet og bedriften? Det er spørsmål det er viktig at alle medarbeiderne dine får svar på før du gjennomfører en endring av arbeidsmiljøet. Da er sjansen langt større for at endringen fører til et godt arbeidsmiljø og effektive ansatte, istedenfor mistrivsel og hjemmekontorpraksis.

2. Kartlegge og analysere

Still deg selv spørsmålet om hva som er utfordringene med den nåværende kontor- og innredningsløsningen, og still medarbeiderne dine det samme. Hvis du er usikker på hvilke spørsmål du bør stille, kan du bruke disse eksemplene som inspirasjon:

Har du og medarbeiderne dine steder der dere kan jobbe på prosjekter sammen med kundene deres?

Er de ansatte fornøyde med den nåværende kontorløsningen?

Støtter kontoret teamarbeid?

Øker den nåværende innredningsløsningen effektiviteten blant medarbeiderne, eller går den ned på grunn av konsentrasjonsproblemer?

Har dere tilstrekkelig med fleksibilitet i situasjoner der dere ansetter nye medarbeidere, eller når dere omorganiserer bedriften?

Er kontoret attraktivt for yngre generasjoner og kan brukes som en fordel i rekrutteringsøyemed?

Listen over spørsmål kunne vært lenger. Det viktigste er at du inkluderer medarbeidere fra alle avdelinger slik at du tilrettelegger for ulike behov på tvers av arbeidsoppgaver og roller. Det er først da du finner svarene på disse og andre viktige spørsmål som bør styre utformingen av arbeidsmiljøene.

3. Definere de foretrukne arbeidsmiljøene

Når du har medarbeiderne dine med på laget, og kartlagt og analysert behovene deres, kan du definere de foretrukne arbeidsmiljøene for kontorlokalet ditt.

Det er særlig to faktorer som viser seg å være spesielt viktig å ta hensyn til: nivå av konsentrasjon og arbeidsform. Arbeidsformer som krever høyt fokus behøver andre arbeidsmiljøer enn de som krever lavt fokus. På samme måte stiller individuelt arbeid andre krav til arbeidsmiljøet enn oppgaver man skal samarbeide om. Har du en forståelse av hvilke miljøer som er best egnet for de ulike arbeidsformene, og graden av konsentrasjon de ulike arbeidsoppgavene krever, stiller du langt sterkere i utformingen av arbeidsmiljøet og kontorinnredningen enn hvis du ikke gjør det.

En enkel oversikt over hvilke arbeidsmiljøer vi mener passer best til ulike typer arbeidsoppgaver:  

Høyt fokus, samarbeid: Lite eller stort møterom, kreativ plass og prosjektplass.

Høyt fokus, individuelt arbeid: Bibliotek, adskilt arbeidsplass, personlig arbeidsplass og telefonplass.

Delvis fokus, samarbeid: Lounge, «rom i rommet», kreativ plass, prosjektplass og samarbeidsplass.

Delvis fokus, individuelt arbeid: Lounge, «rom i rommet», «Touch Down», åpent arbeidsmiljø, personlig arbeidsplass og telefonplass.

Lavt fokus, samarbeid: Lounge, «rom i rommet», kantine/kafé/matsal og kreativ plass.

Lavt fokus, individuelt arbeid: Lounge, «rom i rommet», kantine/kafé/matsal, åpent arbeidsmiljø og personlig arbeidsplass.