Dokumenter flytteprosessen

Bedrifter som skal flytte til nye lokaler bør dokumentere flytteprosessen og erfaringene fra den.

Bedrifter leier som regel lokaler i fem eller ti år fremover, og det er dermed få muligheter for en vanlig leietaker å bli god på leie- og flytteprosessen. Samtidig opplever man veldig ofte at den som hadde ansvaret for siste tegning av leiekontrakt og flytting har sluttet neste gang firmaet skal ut på markedet etter lokaler igjen.

Det kan derfor være smart å dokumentere hele flytteprosessen. Da kan man unngå å gjøre samme feil om igjen og man kan få til en enda bedre prosess enn sist gang. Dersom andre har tatt over ansvaret for flyttingen, kan de sette seg raskere inn i hva som må gjøres og redusere faren for feil.

Leietaker bør dokumentere alt fra dialogen med gårdeier i forkant av og etter flyttingingen (eks. ved tvister om vedlikehold og tilbakestilling av lokalene), kriteriene som ble brukt i flytteprosessen, erfaringer fra søket etter eiendommen og erfaringer fra den praktiske flyttingen.