Planlegg for riktig lyd. Med en helhetlig tilnærming til innredning kan vi unngå uheldig lyd som oppfattes som støy på arbeidsplassen. Toril Bache Jenssen, administrerende direktør i EFG HOV+DOKKA forteller deg hvordan.

– Teknologi muliggjør større fleksibilitet i hverdagen for mange. Vi ser at innredningsløsninger og organisering av arbeidsplasser tilpasses dette, samtidig går antall kvadratmeter ned. Trenden er at vi får mindre plass per ansatt. Samtidig stilles det høyrere krav til effektivitet, produksjon og prestasjon, sier Bache Jenssen og påpeker at dagens kontor krever god planlegging for å oppnå et godt resultat.

– Ut i fra vårt ståsted er ikke diskusjonen fast plass eller «free seating», men snarere hvordan vi skal disponere våre arealer for at de best skal fungere for å støtte den verdiskapingen som skjer på kontoret. I de fleste selskaper finnes det ulike typer roller og funksjoner som har ulike behov, noen er mye på farten, derimot bruker andre det meste av tiden på arbeidsplassen, sier hun.

Lyd er et komplekst tema – det er personlig og situasjonsavhengig. EFG HOV+DOKKA ønsker å skape gode arbeidsplasser til ulike oppgaver og personlighetstyper.

– Noen må ha det helt stille for å konsertere seg, andre jobber uforstyrret med prat, bevegelse og lyd, og andre attraherer ulikt ut ifra oppgaven som skal løses, sier Bache Jenssen.

– Det er mulig å tilfredsstille alle disse kravene selv på mindre areal, dersom man disponerer arealene riktig ut i fra organisasjonens arbeidsmåte, verdiskapning og behov. Særlig når bedriften skal flytte anbefaler vi å reflektere over behov – hvor stille bør vi ha det, fortsetter hun.

EFG HOV+DOKKAs opplever at store deler av lokaler i dag står tomme, særlig i salgsorganisasjoner der mange er på farta. I slike tilfeller mener Bache Jenssen at bedriften bør spørre seg selv: «Trenger alle faste plasser, og hvordan ønsker vi å jobbe.»

– Det eneste vi vet med sikkerhet om behovet for arbeidsplasser i fremtiden, er at vi ikke vet hvilke behov den skal dekke. Fleksible løsninger og løsninger som er robuste nok til å kunne tåle opp- og nedskalering og endrede behov er viktig, påpeker hun.

Bache Jenssen viser til større selskaper med flere hundre ansatte, som ofte jobber med en underdekning på 15-30 prosent på sine arbeidsplasser, derimot er fellesarealer, møterom og sosiale soner prioritert.

– I mange organisasjoner er medarbeiderne over 30 prosent i møter. Vi mener det er riktig å prioritere fellesområder og -soner for samhandling i større grad, som oppfordrer til møter mellom mennesker, som bidrar til kulturbygging og innovasjon, konstaterer hun.

– Ingen fasit

Bache Jenssen påpeker at det er ingen fasit på hvordan et selskap skal disponere arealene med ulike funksjoner. Beslutningene om arealdisponering må gjøres ut i fra målsetningen for innredningen, som er knyttet opp til selskapets mål. Hun peker på fire punkter som bør vurderes: Arealeffektivitet, produktivitet, motivasjon, og identitet:

Arealeffektivitet; Gir plass til flere mennesker og flere arbeidsplasser uten at lokalene oppleves overfylte.

Produktivitet; Blir innredningsløsningen tilpasset de ulike måtene vi arbeider og møtes på, vil effektiviteten på arbeidsplassen øke.

Motivasjon; En arbeidsplass som er designet og tilrettelagt for de ansatte vil fremstå som attraktiv både for dagens og fremtidens ansatte.

Identitet; Innredningen på en arbeidsplass forteller mye om selskapets historie og kultur.

Bache Jenssen mener vi må kartlegge kontorets viktigste funksjon, skal det være en møteplass eller en produksjonsarena.

– Å velge arbeidsstasjons eller sted ut i fra oppgaven som skal løses er kjernen i aktivitetsbasert arbeid. Å variere arbeidssted har god effekt på kreativiteten, og det ivaretar omgivelser og kollegaers behov tilsvarende. Ved å planlegge, kan man tilrettelegge for optimale forhold for det behovet og den oppgaven som skal løses, sier Bache Jenssen.

Behovsavdekking viser ifølge EFG HOV+DOKKA at ansatte sjeldent har like behov samtidig, enten de ønsker å være alene eller ta en telefon.

– Avbrytelser og lyd fra andre som prater er en utfordring, når man trenger stillhet. Ofte hjelper små grep, slik som en innredningsløsning som inviterer til å ta samtalen med en kollega bort fra sidemannen, sier hun og viser til at det også finnes mange ulike møbler som er utformet som rom, skjermer og bokser med god lyddemping. Disse er også fleksible ettersom de er flyttbare.

Totaliteten teller

– I dag finnes det så mange ulike møbler med lyddemping. Det er totalregnskapet i et lokale som avgjør, kombinasjonen av harde og myke overflater. Det kan være så enkelt som å bytte ut noen harde flater med myke, ved å velge stoler med stoff, fremfor skallstoler – tekstil og myke flater er lydabsorberende. Det finnes også lamper med akustiske egenskaper, man kan benytte lyddempende plater, vegger og kunst, samt «ikke forstyr» skilt, og ha stillesoner. I dag er mulighetene mange, påpeker hun.

Det viktigste rådet til Bache Jenssen er å være bevist, og ta lyd på alvor.